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La máquina aceitada Imprimir E-mail
Artículos - Estrategia
Escrito por Jose Camilo Daccach T.   
Para poder generar valor con las tecnologías de información es necesario primero tener aceitada la máquina que debería ya estar produciendo la información transaccional sin requerir nuestra atención.

Hoy está claro que para cualquier tipo y tamaño de empresa, es indispensable que sus sistemas de información estén apoyando las decisiones del negocio, no siendo simplemente reflejo de hechos históricos. Sin embargo muchas de las empresas con las que tenemos contacto bien sea a través de procesos de consultoría o en sesiones de talleres grupales, todavía vemos que hay un retraso considerable para llegar a este objetivo.
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Aquí hemos definido un término aplicado directamente al sistema de información de la compañía y obviamente todo lo que a su alrededor se requiere para que opere correctamente. Este término es del de tener “la máquina aceitada”, es decir, ya debería estar construido todo el sistema de información, por lo menos el transaccional, y lo único que deberíamos estar haciendo sobre él es “aceitándolo”, haciendo cambios menores, ajustes de ley, o incluyendo alguna nueva funcionalidad que se maneja con el desarrollo de nuevas versiones.

El panorama en las empresas hoy incluye la construcción y mantenimiento de software transaccional. Por alguna razón indican que son “distintos” y que las 10 o más ofertas de sistemas transaccionales para cada tamaño de empresa no podrían acomodar su “forma particular de trabajar”. No tenemos nada en contra con hacer software al interior de las empresas, pero si lo van a hacer, hoy ya se conocen las mejores prácticas que se deben observar de tal manera que no sea parte de esa máquina que impida el aceitarla. Pocas empresas que desarrollan software y cuyo curso de negocio no es ese, están realmente satisfechas con el resultado, o bien porque la tecnología cambió durante el desarrollo, o porque el proyecto tomó mucho más tiempo o costó mas que lo presupuestado. Es difícil desarrollar software para una empresa cuyo curso del negocio no es este. Más difícil aún sustentar el requerimiento de un departamento de desarrollo del tamaño del que tendría una casa de software, para poder cumplir con las mejores prácticas.

La tendencia en este asunto es muy clara: compre software en vez de hacerlo, por lo menos para la parte transaccional. Es claro que podría estar perdiendo algunos reportes o consultas que tiene actualmente que han sido moldeadas a su necesidad, por lo que se recomienda también comprar un software que permita generar consultas y reportes sin mayores esfuerzos. La compra de software permite la constante actualización de requerimientos tanto legales como de mejoramiento a través de contratos de mantenimiento con el proveedor. Obviamente las calidades del proveedor deberán medirse casi con el mismo rasero que la funcionalidad del software a adquirir.

El siguiente paso es determinar exactamente cuáles son las responsabilidades del departamento de TI y cuales las de los usuarios con el manejo de los sistemas de información (comprados o desarrollados). Es claro que es el usuario el responsable por la obtención de los resultados con la aplicación de la tecnología, por ende el personal de TI no debería tener siquiera acceso a las máquinas y sistemas en producción. Esto debería ser responsabilidad directa de los usuarios. En este orden de ideas se debería estructurar entonces recurso humano al interior del departamento de TI para garantizar la estabilidad y disponibilidad de la plataforma de cómputo (software, equipos, etc.) y brindar soporte al usuario para lograr mayor beneficio de los sistemas.

Habiendo resuelto estos dos temas podríamos decir que la máquina está lista para ser aceitada y monitoreada de vez en cuando. Podríamos sacarla de “cuidados intensivos” cada vez que se cierra algún período.

Ahora si, a lo importante: a construir e implementar el resto de la arquitectura de aplicaciones que son las que realmente le darán al negocio esa ventaja competitiva. Manejo de flujo de trabajos, manejo de relacionamiento con los clientes, inteligencia del negocio, integración con herramientas de comercio electrónico. Sin tener la información transaccional confiable, cualquier esfuerzo en estos sentidos será superfluo, pero ya también sabemos que en muy poco tiempo, este tipo de aplicaciones serán parte de esa “maquina aceitada”. No nos podemos quedar todavía reparando comprobantes contables, ni ajustando niveles de inventario, ya es hora de generar valor con la aplicación de las TIC.
La máquina aceitada
 

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