Alineación con las estrategias del negocio, justificación de la inversión y resultados palpables es lo que se le pide hoy a los proyectos de tecnología. El caso de negocio es la mejor herramienta para justificar y validar proyectos.
Desde hace unos quince o veinte años venimos buscando y encontrando o sino desarrollando formas que permitan acortar la curva de aprendizaje en el proceso de gestión y aplicación de la tecnología informática. Hoy tenemos varios marcos de referencia, que inclusive en algún artículo llamamos la “sopa de letras” que nos permiten empezar desde un punto mucho más adelante que una hoja en blanco.
Estos marcos de referencia o mejores prácticas nos dicen el qué se debe hacer, pero son muy parcos en el cómo, precisamente por lo difícil que es avanzar en este como teniendo en cuenta la cantidad de variables a considerar, por cada situación, en cada empresa.
Uno de los puntos en los que se ha trabajado constantemente es en encontrar un claro enlace entre la inversión en tecnología informática, la implementación de proyectos de tecnología, y la generación de valor para la empresa. No es siempre fácil ligar la tecnología con el estado de resultados de la compañía, y por esto se hace necesario construir lo que se conoce como Casos de Negocio.
Antes de ahondar en estos casos de negocio, es claro que debemos hacer una separación de la tecnología que brinda funcionalidad de infraestructura de la tecnología que brinda funcionalidad operativa, táctica o estratégica. Cada vez es más difícil poder decir que no se necesitan redes de computadores, o un PC en cada escritorio, o conexión a internet, o el correo electrónico. Estas herramientas, que en algún momento fueron “suntuarias” hoy forman parte del “equipo básico” de cualquier labor.
Por otro lado están los proyectos que habilitan a las empresas para ejecutar estrategias, proyectos que pueden ir desde una instalación de una aplicación específica, hasta la implementación de varios grupos de aplicativos como ERP, CRM, SCM, Inteligencia de negocio y demás.
Los casos de negocio aplican para todo proyecto que se quiera emprender, o bien para mejorar la infraestructura, o generar mayor agilidad o flexibilidad con la implementación de nuevos sistemas, o mejoramiento de sistemas en pie.
Desarrollar o elaborar casos de negocio no es tarea fácil, pero tampoco es imposible ni tiene por qué ser difícil. Antes de empezar hay que simplemente recordar que certezas del 100% no existen, y en la medida que el proyecto sea más grande, más detalle se requerirá para reducir riesgos que se puedan tener en los supuestos que se utilicen en la construcción del caso de negocio.
Por lo general, un caso de negocio incluye cinco aspectos generales que responden preguntas específicas del negocio y que cumplen con diferentes secciones de la estructuración de un caso::
El caso estratégico: soporta la justificación para el cambio. Aborda las razones y las justifica, del porqué del proyecto, qué va a resolver, y sobre todo, qué estrategias estará soportando. Aquí se define el grueso de los beneficios a obtener.
El caso Económico: optimiza el valor del dinero. Se analizan las diferentes alternativas para la obtención del caso estratégico, incluido inclusive el no hacer nada como punto de partida, y se concluye con una lista de alternativas y qué rumbo tomar.
El caso Comercial: es comercialmente viable. Si los dos aspectos anteriores son viables, es indispensable que se pueda lograr tanto la adquisición de los insumos, como cualquier trato comercial que se deba hacer para ejecutar el proyecto.
El caso Financiero: se puede costear financieramente. Se hacen los análisis financieros correspondientes para garantizar que los beneficios no serán absorbidos por los costos, y que la inversión en el proyecto no desestabilizará la compañía.
El caso Administrativo: se puede ejecutar con éxito. Aquí se definen los procesos y procedimientos de cómo se estructurará el proyecto y como se administrará, para contener riesgos y garantizar el logro de los beneficios, dentro de los tiempos y costos estimados.
Para facilitar la construcción de los casos de negocio, se sugiere abordarlo en tres etapas claramente identificables, que permitirán ir profundizando cada vez más. En una primera etapa se detalla el esquema estratégico para definir claramente el alcance y los objetivos a lograr. La segunda etapa desarrolla el esquema del caso de negocio para ahondar en detalle en la parte financiera y en el análisis de alternativas, y en una tercera y última etapa se completa el caso de negocio, detallando las actividades de ejecución y garantía de logro de beneficios.
El mayor beneficio que hemos encontrado en nuestra actividad para los casos de negocio, es que garantizan que el proyecto como un todo, resiste cambios normales dentro de los negocios, como cambios en gerentes, cambios en situaciones económicas, y hasta permiten sobrellevar momentos de crisis que sin el caso de negocio, darían al traste con el proyecto.