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Trampas en la Gerencia de Proyectos Imprimir E-mail
Artículos - Gestión de Proyectos
Por más experiencia que se tenga en el manejo de proyectos, nunca faltan las trampas que están ahí para dañarle el curso. No caiga en estas trampas.

No se discute hoy la necesidad de manejar conceptos y hasta ser especialista en la gerencia de proyectos como una de las habilidades más buscadas recientemente, y con mayor proyección. Sin embargo, no hay una sola “manera correcta” ni una sola verdad. Existen varios marcos de referencia que pueden servir de base para la construcción de su propia metodología para la Gestión de Proyectos al interior de su compañía o en su área de acción.
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Indistinto de qué metodología, marco de referencia, mejor práctica decida usar, o una mezcla de ellas, hay unas trampas en las que se puede caer muy fácilmente cuando se gestionan proyectos. Queremos recoger aquí algunas de ellas, con nuestra perspectiva de cómo se puede evitar.

Una de las mayores trampas es tener a la persona incorrecta a cargo del proyecto. Se puede dar porque no había a quien más poner, o por exceso de confianza del recién nombrado Gerente de proyecto. La responsabilidad principal del gerente de proyecto es lograr el producto del proyecto y para esto se necesitan más que habilidades de gestión de proyectos, se requiere poder tener una influencia sobre el grupo de trabajo y al interior de la compañía (cuando es interno) o en el cliente (cuando es externo) de tal manera que pueda acomodar los recursos hacia el logro de estos objetivos.

Revise muy bien el perfil de la persona que regirá el proyecto para que pueda realmente tener la habilidad para responder por el mismo.

Otra trampa muy común es fijar una fecha de finalización sin haber hecho juiciosamente una planeación que permita saber qué tanto tiempo tomaran todas las tareas incrementales. En ocasiones es necesario comprometerse con fechas fijas, hasta se conocen como restricciones duras dentro de la construcción de un cronograma, sin embargo comprometerse con el cumplimiento sin tener claro todo lo que se debe hacer y la disponibilidad de los recursos para lograrlo es una alerta clara de haber caído en esta trampa.

Algunas personas son vendedoras por naturaleza y son capaces hasta de vender un hueco. Hacer aprobar proyectos sin un plan claro, sin una clara definición del valor estratégico del producto del proyecto y los entregables claves del mismo, es una trampa mortal, que mantendrá al proyecto mismo en vilo durante su duración. Es mejor arrancar un poco más tarde, que arrancar sin tener las cosas claras, por lo menos en tres rubros importantes: entregables, recursos a utilizar, y beneficio a lograr con la aplicación del proyecto. Resístase a la tentación de hacer aprobar proyectos sin por lo menos estos tres elementos y evitara que la validez del proyecto sea cuestionada con cada problema que suceda.

La asignación del equipo de proyecto debe hacerse de manera formal, con responsabilidades y tareas asignadas y comunicadas de tal manera que todos los miembros del equipo sepan qué deben hacer y por qué. Esto evitará caer en la trampa del desorden que genera la confusión, y los cuellos de botella que tendría que resolver.

Evite definir requerimientos de manera ambigua. Es muy probable que se quiera arrancar antes de tener los requerimientos claramente definidos, sin embargo entre más claridad haya en los requerimientos menos conflictos se tendrán sobre temas de interpretación. Es recomendable tener claros los requerimientos y los entregables antes de iniciar el proyecto, sino caerá en la trampa de nunca acabar porque será difícil lograr la aceptación del producto del proyecto sin criterios claramente establecidos.

Una de las peores trampas en las que puede caer es en la de la confianza. No se puede ignorar el análisis de riesgo, tener claro que hacer cuando lo inesperado pueda suceder. Las variables de riesgo ameritan ser anticipadas y la reacción, en caso que suceda el hecho, debe estar claramente planeada, así sea no hacer nada.

Estas son apenas algunas muestras de las trampas en las que puede caer su proyecto. Se nos quedan por fuera temas como el exceso de planeación, el trabajar en muchos proyectos a la vez, los miembros del equipo que trabajan “prestados” o por raticos, entre muchas otras.

Recuerde que el mejor antídoto para estas trampas es tener un esquema claro de manejo de proyectos construido específicamente para su compañía. No se fíe solo de las “mejores prácticas” o “libros de conocimiento” ya que son solo eso, guías; pero para garantizar el éxito de sus proyectos deberá construir, a partir de ellas, su propia mecánica de gestión.
 
Trampas en la Gerencia de Proyectos
 

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