El proceso de gerencia de proyectos y/o interventoría de los mismos requiere un ingrediente indispensable que en buena parte de los proyectos no existe, y es lo que realmente dificultan el cumplimiento en el manejo de los recursos tanto en tiempo como en dinero.
Establecer los objetivos para un proyecto no es un proceso complejo ni dispendioso, pero por lo general quien tiene la facultad para esto o no le dedica el tiempo o considera que se ven «amarrados» con esos objetivos en caso de formalizarlos.
Es claro entonces que el primer paso en el establecimiento de los objetivos de un proyecto, es también contemplar el mecanismo que se utilizaría para modificar los objetivos, en caso de necesidad. Este mecanismo debe ser ágil, y coherente con las formas y normas para manejo del cambio dentro de la organización. También es importante tener en cuenta que el cambio de los objetivos contempla muchos cambios dentro del proyecto y puede inclusive darlo por terminado.
La determinación de objetivos es los que hace que un proyecto perdure e inclusive sobreviva al cambio en las personas en la organización. Por lo general los proyectos deben aportarle algo al negocio, bien sea en aumento de rentabilidad, en disminución de costos, en acercamiento a los clientes, posición competitiva, entre otros. En algunos casos son múltiples los objetivos que se logran con un solo proyecto.
El establecimiento del objetivo también dispara consecuentemente el establecimiento de las métricas bajo las cuales se va a determinar el logro de estos objetivos. Estos indicadores deben incluir, además del indicador mismo, la forma en que se van a calcular y la periodicidad de los mismos. Uno de los indicadores importantes de un proyecto, e inclusive sobre el cual se basa la aprobación o no de la idea para desarrollar el mismo, es el retorno de la inversión. Se hace indispensable entonces tener también métricas que permitan garantizar que el ROI estipulado al inicio del proyecto se va a cumplir con el transcurso del mismo. Se requiere tener bajo control entonces la utilización de los recursos asignados al proyecto, recursos de tiempo, dinero y equipo.
La claridad en los objetivos radica en dos factores indispensables, uno que sean alcanzables, y otro que se puedan medir. Objetivos a muy largo plazo requieren un replanteamiento de entregas parciales, de hitos en el transcurso del proyecto, de elementos que permitan generar informes de avance hacia el objetivo final. Es muy fácil que durante el transcurso del proyecto, los problemas dentro del mismo, que no han de faltar, hagan que se pierda el horizonte, si no hay pequeños hitos a los cuales se puede ir avanzando.
Los proyectos de hoy requieren de altísima velocidad en su desarrollo pero también de una excelente calidad en el logro de los objetivos del mismo. La gestión de los proyectos que es de por sí difícil con objetivos claros, es mucho más compleja. Es más complejo aún sostener un proyecto para el cual los objetivos no se ven en progreso, sino como algo tremendamente inalcanzable. Idealmente se debe fragmentar todo en pequeños proyectos, de uno o dos meses a lo sumo, sin embargo si solo se manejan así, se pierde ese «hilo conductor» que hace que todos los elementos apunten hacia el mismo objetivo corporativo.
No escatime entonces tiempo en la etapa de planeación de un proyecto y menos en la fijación de los objetivos. En occidente somos mas dados a iniciar a trabajar sin mucho pensar, y en el camino ajustar las cargas, sin embargo la velocidad de los negocios de hoy no admite errores, y menos errores sin «brújula» que permita ajustar el camino.