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Home Artículos Tecnología Administración del portafolio de TI
Administración del portafolio de TI Imprimir E-mail
Artículos - Tecnología
Escrito por Jose Camilo Daccach T.   
La administración del portafolio de TI es una de las tareas más complejas en el proceso de asignación de prioridades para proyectos a emprender y distribución de recursos.

Cuando iniciamos todos nuestros talleres de Planeación Estratégica de TI, una parte fundamental es la identificación de expectativas de los asistentes para validarlas y garantizar que se podrán cumplir durante el mismo. 

En este proceso siempre están unas expectativas similares, dentro de la cual resaltamos el tema de alineación de la tecnología informática con las estrategias del negocio, y en este orden de ideas recordamos el tránsito que ha dado la tecnología informática de ser un reflejo de hechos pasados, donde su impacto en el negocio era nulo, a convertirse hoy en un motor habilitador, y en casos importantes, a ser el diferenciador y generador de esa ventaja competitiva que mantiene el negocio a flote.
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Esto explica por qué hay tanta presión sobre la necesidad de “alinear” y nos quedamos cortos en el como. Hemos desarrollado unas herramientas interesantes que permiten que el Plan Estratégico de TI esté alineado con el plan estratégico de la compañía, herramientas que hemos visto aplicadas en todo tipo de negocio. 

Ahora que están alineados los dos planes, surgen conclusiones de más o menos diez años de investigaciones sobre herramientas para sacarle el mayor valor a las inversiones de TI, para llevar un paso más allá el impacto de las TIC en el negocio y sus resultados.

Ya está claro que la tecnología informática es una inversión más de la compañía, y como tal debe ser tratada; lo que exige un retorno de esa inversión similar al retorno de las demás inversiones que hace la empresa en el curso del negocio. Se traen entonces herramientas del entorno financiero, de manejo de portafolios financieros, para manejar el portafolio de TI.

A manera de ejercicio y utilizando su intuición administrativa, responda sí o no a las siguientes preguntas para el período de los doce meses anteriores:
 
  • ¿La empresa gasta la cantidad adecuada en TI?
  • ¿La empresa gasta ese dinero en los sitios apropiados?
  • ¿Obtuvimos el retorno esperado para estas inversiones?

Si la respuesta es si para las tres preguntas, es claro que tiene un sistema de manejo de portafolio en pié, sin embargo la gran mayoría de las empresas en nuestro ámbito, no puede responder afirmativamente a las mismas, lo que implica que es hora de repensar el tema.

El repensar de las inversiones en TI como un portafolio de TI requiere de un modelo y se ha trabajado en los principios que rigen los portafolios financieros, principios con los cuales están familiarizados los cuadros directivos en las empresas.

El primer paso es identificar los elementos que componen este portafolio de inversiones de TI. Este portafolio debe contemplar todo el dinero que se invierten en tecnología informática, tanto operativo como gasto de capital y depreciaciones, incluyendo la tecnología misma, los servicios, información digitalizada, subcontratación y gente, dedicada al tema de la tecnología informática.

Se puede separar entonces este portafolio en tres grandes grupos o elementos a tener en cuenta. El primero son los gastos para sostenibilidad, es decir, los gastos requeridos para mantener los sistemas actuales operando. el segundo son los programas (grupos de proyectos ligados a un objetivo del negocio) y proyectos (actividades para crear resultados bajo presupuesto y cronograma) que se encargan de generar nuevos servicios.

Estos dos reposan sobre las funciones de TI que manejan las actividades recurrentes como operaciones, mantenimiento, planeación, desarrollo, adquisición, seguridad, pruebas, etc.

La separación en estos grupos ha permitido que varios estudios concluyan que la distribución del portafolio está recargado hacia la sostenibilidad, y en promedio demuestran que un 66% del presupuesto cumple con el objetivo de sostenibilidad mientras solo el 34% del presupuesto cumple con propósitos para generar nuevas iniciativas de negocio. Estas cifras generan desconcierto, sin embargo ahora permiten saber este desbalance. El manejo del portafolio permitirá diseñar estrategias que permitan un mayor retorno de esta inversión.

Una vez se tengan claros estos elementos y los valores respectivos, se aplican y distribuyen entre objetivos para la inversión de TI y clases de inversión de TI.
Administración del portafolio de TI
 

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