Cree historias convincentes para justificar inversión en TI

La necesidad de supervivencia en los recientes años por cuenta de la pandemia nos llevó a tomar decisiones sobre inversiones en tecnología sin detenernos mucho en las reglas que ordinariamente debemos seguir para justificar las inversiones.

Sobrevivir era suficiente. Una nueva página Web donde poner los menús del restaurante, o como nos pueden hacer pedidos por WhatsApp, comunicarnos con los clientes por correo electrónico, que los usuarios se conecten desde sus casas, todo esto sin reparar mucho en temas de seguridad, o inclusive funcionalidades específicas. Hacíamos con lo que fuera “suficiente” para mantener el negocio a flote.

Volvemos un poco a evaluar con más rigor las inversiones económicas, no porque la pandemia haya pasado del todo, sino por la alta volatilidad económica en la que se encuentran la mayoría de los países y empresas. Cada dólar cuenta, y hay que hacerlo rendir.

Hay que tener en cuenta que ya tenemos un mínimo base de tecnología con el que cuentan las empresas, unos aplicativos, servidores, equipos para acceder a la información, redes de comunicaciones. Lo que consideramos como los sistemas de información transaccionales y la infraestructura para soportarlos. Si todavía su empresa no hay llegado a este punto mínimo, es hora de ponerse al día lo más rápido posible.

A este nivel, la justificación es netamente transaccional por productividad: menos costo para hacer lo mismo, igual costo para hacer más, o mejor aún, ¡menos costo para hacer más!

Algunas inversiones casi que ni necesitan justificación: aumento de la capacidad de cómputo o de almacenamiento o de ancho de banda por crecimiento de la compañía o de su volumen de operación. Si o si, hay que atender el requerimiento, claro, al costo más optimo posible. Pero en estos casos se trata de proveer el mínimo requerido para operar y es difícil negarse a hacerlo sin poner en riesgo la compañía.

Para las demás inversiones, que busquen, por ejemplo, mejorar la relación con los clientes, u optimizar los procesos, o digitalizar productos, es necesario considerar una serie de reglas para construir una historia de valor convincente.

La primera regla es que el valor debe ser determinado por las partes interesadas, los consumidores de la tecnología, no los proveedores o productores de la misma. Es indispensable entonces identificar las partes interesadas para con ellos determinar el valor de la aplicación de la tecnología digital. Crear un sistema de pedidos en línea deberá ser justificado por el área comercial de la compañía, no por el departamento de TI.

Es claro que estos beneficios deben estar alineados con las prioridades de la empresa. Hay que identificar y clasificar estas prioridades, por ejemplo, aumento de ingresos, o ahorro de efectivo, o aumento del margen de contribución. Si los beneficios esperados no están alineados con los objetivos del negocio, será muy dificil que se acepte la historia de valor.

Como indicamos anteriormente, hay dos narrativas por cuenta que hay diferentes beneficios. Uno es el valor que se obtiene por cambios en el negocio, y este cambio se puede medir con métricas como el retorno de la inversión, con los retornos siendo sugeridos por quien recibe los beneficios.

La otra narrativa atiende el gasto para sostener o mantener la solución, que debe ser evaluada en cuanto a costo/desempeño, buscando un mejor desempeño al mejor precio.

Hemos hecho campaña por muchos años en dos temas particulares: los proyectos en el departamento de TI deberían ser CERO, y el presupuesto de TI debe ser CERO. Suena drástico, pero abordan dos recomendaciones. La primera ya la mencionamos, el proyecto debe ser liderado por el beneficiario de este. La segunda, apuesta a que el receptor del beneficio debería ser tambien el dueño del gasto. Ni este tipo de proyectos debe ser liderado por TI no el presupuesto cargado a TI.

Estas son las reglas que hemos utilizado nosotros, es probable que usted las deba adaptar a su negocio, pero si las tiene en cuenta, seguro obtendrá un mejor resultado para su historia de valor.

El Plan Estratégico de Ti aborda precisamente estas reglas para priorizar los proyectos a emprender, como aporte a los objetivos/estrategias del negocio, con base en los procesos y entidades de datos de mayor impacto estratégico.