Virtualizando su empresa

Quedó demostrado hasta la saciedad que los negocios digitales sin piso en sus planes no duraron en la nueva economía. Igualmente demostrado quedó que la Internet y sus tecnologías como medio de comunicación y de comercio seguirá aportando ventajas competitivas y para el negocio que no se pueden desconocer.  

El primer punto a tener en cuenta es hacer conciencia de que la integración es mucho más difícil que volver a construir. No muchas empresas se pueden dar el lujo de deshacerse de lo que tiene e implementar un nuevo sistema de información o base tecnológica. Pero tampoco se puede ser muy optimistas con lo que se lee en la mayoría de las revistas de negocios donde presentan los Web Services (tecnologías para la integración a través de la Web) o la metodología de EAI (Enterprise Application Integration, integración de las aplicaciones de las empresas) como soluciones mágicas o de fácil implementación.

Estas soluciones requieren, como cualquier otro proyecto de tecnología informática, una adecuada selección de herramientas, estándares, fijación de políticas y por sobre todo, ajustes en la forma actual de trabajo de la empresa para poderse amoldar al nuevo intercambio de información entre las empresas.

Acto seguido, deberá encontrar maneras para transformar las fortalezas de su negocio y de sus sistemas de información en cimientos o bloques de construcción para sus negocios electrónicos. Los cambios más radicales se presentan al interior de la empresa para poder adaptarse a este nuevo ritmo de trabajo y exigencias de los socios de negocios. Los procesos actuales normalmente obedecen a unos ritmos y exigencias completamente distintos, por lo que pretender que con el cambio de medio (del físico a Internet) resuelve toda la problemática es una actitud tremendamente ingenua.

En muchas empresas con las que he tenido contacto de primera mano, se percibe la tecnología digital, y todo lo que la misma ofrece, como esa oportunidad que no se puede dejar pasar para «arreglar» esas ruedas chirriadoras dentro de los procesos, sin embargo se cree también que con solo poner parte del proceso, normalmente la que está de cara al cliente, resuelve la totalidad del problema, solo para darse cuenta que lo que se ha hecho es simplemente poner en evidencia hacia el exterior las fallas internas. Colocar un «contáctenos» en un sitio Web toma menos de cinco minutos, pero tener la capacidad de atender lo que llegue a través de esa funcionalidad, es lo que realmente importa y por lo general se descuida.  Lo mismo sucede con la participación en las redes sociales. Si no las va a atender, es mejor que ni participe.

Al tratar de financiar el avance hacia la empresa digital hay que reconocer que está financiando una nueva línea de negocios con capital de riesgo, no solo aumentando una nueva categoría dentro de su presupuesto operativo. Por lo general los proyectos de transformación digital se fondean con presupuestos del área comercial, dado que por ahí inició el uso comercial de la red. Sin embargo, es imperante que el proyecto sea considerado a nivel corporativo y como tal sea tratado en el presupuesto y en la asignación de recursos económicos. Este requerimiento implica también que el proyecto deberá estar respaldado desde la alta gerencia, los únicos capaces de asignar los recursos requeridos y ajustar la empresa y sus procesos a la nueva forma de hacer negocios.

No menos importante es la asignación de UN responsable por los proyectos de negocios electrónicos, y esta debe ser su principal tarea, no simplemente una responsabilidad adicional. Si bien desde el punto de tecnología hay que tomar algunas decisiones, el mayor trabajo está en el estrechamiento de las relaciones con los socios de negocios, entendidos como los proveedores y los clientes. Este estrechamiento es el que hace que la relación permita un intercambio electrónico de transacciones bajo un marco de confianza. Para estas actividades se requiere de mucho tiempo para poder dar los frutos requeridos. La persona responsable también deberá tener las atribuciones necesarias que le permitan efectuar los cambios requeridos.

Uno de los aspectos fundamentales en el éxito de la virtualización de su empresa es tener una mentalidad abierta a botar las viejas ideas a la basura y poder utilizar el antiguo sentido común para diseñar y conformar nuevas formas de pensar. Esto en especial afecta las posiciones de control que actualmente existen en las empresas, posiciones que por lo general son las que incorporan pasos adicionales que solo son necesarios cuando se requiere un control físico de un documento/activo, pero cuando se hace la migración hacia el medio electrónico, todos estos controles se «pierden» o se deben cambiar por otros, en caso de ser necesarios. Algunos controles son para cubrir aspectos legales o tributarios, y estos habrá que mantenerlos, pero los que no tienen esta exigencia deberían ser eliminados en la medida de lo posible.

No hay que olvidar que de todas maneras, así los procesos se «digitalicen» en buena parte, seguirá trabajando con personas, personas que por lo general son sensibles y reacias al cambio. Estos cambios además no son muy cómodos de realizar porque implican un movimiento del piso sobre el cual hemos efectuado años de trabajo, en la mayoría de los casos exitosos, además. Cambiar la mentalidad, o lo que algunos llaman cultura, no es tarea fácil, pero hay que emprenderla para que los negocios electrónicos realmente puedan tener el éxito requerido y exigido por las condiciones actuales de los negocios. Hay que seguir adelante en forma agresiva, pero con cautela.