Comúnmente conocido como TCO por sus siglas en inglés (Total Cost of ownership) es una medida diseñada por el Grupo Gartner a finales de los 70’s y ampliamente difundida a principios de los 80’s para evaluar el costo total en que se incurre al adquirir, inicialmente un sistema de información, y ahora se utiliza su concepto para todas las compras.
El principio básico del TCO es que los costos de propiedad de cualquier bien que se adquieran tienen componentes más allá de los estipulados en el precio de compra del mismo, costos en los cuales se debe incurrir para garantizar el funcionamiento correcto del bien o conjunto de bienes, y su sostenibilidad durante la vida útil del mismo. Esta medida surgió por la necesidad de comparar equitativamente propuestas que incluyen valores de cobro permanente al igual que valores de pago único.
En el caso de los sistemas de información es palpable la diferenciación de los diferentes rubros que se pueden incluir en la evaluación de los costos totales de propiedad, que de no ser así, es bien factible se evalúe bajo el concepto de precio inicial en vez del costo total de la solución.
El TCO mide tanto costos únicos como costos recurrentes. En este sentido, para el caso de los equipos de cómputo se considera tanto el valor inicial de las máquinas, como los valores de mantenimiento de las mismas, que por lo general se pagan en anualidades. Sólo así se puede realmente evaluar si un equipo por valor de US$1,000, con un año de garantía es mejor oferta que un equipo de US$1,200 con tres años de garantía. Para la evaluación correcta, habría que obtener el valor de los dos años de mantenimiento para el primer equipo y así permitir la comparación de dos ofertas de servicios iguales. Si el costo del mantenimiento es de US$200 por año, es claro que la mejor oferta es la segunda opción, la cual no habría considerado si no manejamos el concepto del TCO.
En el caso del equipamiento, además de los valores de mantenimiento, también intervienen otros factores para esta evaluación como el consumo eléctrico y de acondicionamiento de aire que exigen, el requerimiento que hagan sobre el tamaño de los escritorios, y el requerimiento de adecuaciones especiales en la infraestructura. La tendencia que se marca hoy es a tercerizar estos servicios, por lo que no habría un costo único (en la mayoría de los casos, algunas empresas cobran un valor de alistamiento), sino solo costos mensuales y englobaría todos los factores. Esto aparte de las ventajas administrativas e intangibles que por lo general no se contemplan.
Cuando se consideran programas aplicativos se debe tener en cuenta también el aspecto de mantenimiento, al igual que los costos de adecuaciones especiales, el valor de las consultorías y el valor de la capacitación específica para el software aplicativo. Tambien en este rubro, los proveedores de tecnología han optado por ofrecer el servicio funcional en sus propios servidores, y cobrar una mensualidad por usuario para acceder a los servicios. Se englobaría en este valor mensual no solo el licenciamiento, sino tambien las actualizaciones de la funcionalidad.
Los demás componentes de la solución también están sujetos a este tipo de análisis. De debe incluir la capacitación del Recurso Humano, la adecuación de infraestructura, el cambio requerido en equipos y programas actuales, mejoramiento de equipos móviles, y en general todo lo que se deba hacer al interior de la compañía para poder implementar y mantener la solución.
Hay que seleccionar un período apropiado para la proyección de los gastos recurrentes. Recomendamos utilizar los que legalmente se permitan manejar para la depreciación de la inversión o la amortización del gasto. En Colombia, se permite la depreciación mínima a tres años de las inversiones en soluciones informáticas, lo que permite recomendar utilizar un período de entre tres y cinco años para la proyección, teniendo en cuenta que por lo general los primeros 18 meses del proyecto de implementación de la nueva tecnología no incluyen gastos recurrentes. El horizonte de 5 años entonces permite incluir los tres autorizados como máxima amortización.
Es de extrema importancia que las evaluaciones comparativas se efectúen sobre criterios completos que abarquen entonces más que el precio de compra estipulado en la cotización y que incluyan todos los gastos en los cuales se deberá incurrir para poder mantener el sistema a implementar.
Una advertencia final: es requisito indispensable que las soluciones que se estén comparando cumplan con el propósito esperado, de lo contrario el costo total de propiedad de cada solución no pasará de ser un ejercicio académico, y no aportará a la toma de decisión.