Situación:

Proteger documentos de Word y Excel con claves es una necesidad por para atender nuestros requerimientos de confidencialidad en la información que manejamos.  Existe una forma de proteger los documentos, aunque no infalible, por lo menos evitará que se modifique el contenido y/o se acceda a información confidencial.

Recomendación:

Para proteger archivos de Word o Excel, presentamos las instrucciones para las diferentes versiones.

Office 2010 en adelante (2013, 2016, 365)

A partir de Office 2010 las opciones de seguridad las puede encontrar seleccionando Archivo en el menú superior y luego Información y por último sobre el icono Proteger (o Permisos, en algunas versiones). Allí se despliegan las opciones que se explican por si solas, desde cifrado del documento, hasta asignación de permisos de acceso.  Esta opción funciona para todas las aplicaciones de Office de la misma manera

Office 2007

En Office 2007 se aumentan las opciones de seguridad a las cuales se acceden a partir del icono de Office (esquina superior izquierda).  Para asignar claves, se accede desde este ícono de Office y se selecciona la opción «Preparar«, la cual despliega opciones que se explican por si solas, desde cifrado del documento, hasta asignación de permisos de acceso.  Esta opción funciona para todas las aplicaciones de Office de la misma manera.

Office 2003

Para aplicar claves a este tipo de documentos, en Word basta ir por la ruta

Herramientas/Opciones/Seguridad donde aparecen las las opciones para clave de lectura y clave de escritura.  Adicionalmente, en el botón «Proteger» podrá seleccionar opciones para restringir el formato y la edición del documento, y posteriormente definir una clave para poder eliminar la restricción.

Para Excel, se debe seleccionar por la ruta Herramientas/Proteger y determinar si es la hoja o el libro lo que se quiere proteger.

Se debe tener en cuenta que se requiere recordar estas claves para poder efectuar lo bloqueado en estos documentos. En caso de perder las claves, será prácticamente imposible recuperar el contenido.