Proyectos en el contexto empresarial

De un tiempo para acá el tema de gerencia de proyectos, gestión y liderazgo de proyectos, profesionales de la gerencia de proyectos, y otros nombres que recibe, ha cobrado vigencia y relevancia, no solo en empresas cuyo curso de negocio es manejar proyectos, como las constructoras o las casas de software, sino en todas las empresas.

Esta popularidad no es en vano. Se ha generado una buena cantidad de conocimiento en varios frentes y continentes que permiten desarrollar metodologías apropiadas para la gestión de proyectos cumpliendo a cabalidad con los objetivos del mismo.

Hasta hace un tiempo el manejo de proyectos era mas por intuición que por otra cosa, hoy se tienen como mínimo dos cuerpos de conocimiento: el PMBok gestado por el Project Management Institute y PRINCE2 surgido en Inglaterra y de amplia aceptación en Europa como estándar para manejo de proyectos. Para confirmar el auge, la ISO generó y presentó su estándar 21500 como herramienta de gestión de proyectos que tambien es aceptada mundialmente.

Indistinto de las metodologías, una sola o un híbrido de varias, la concepción del proyecto y donde encaja dentro de las organizaciones sigue siendo la misma.

Iniciemos con la definición de un proyecto entonces como un esfuerzo temporal que se ejecuta para obtener un resultado único. La temporalidad del mismo es la que precisamente exige que el proyecto tenga no solo un inicio sino un final. Buena parte de los proyectos los iniciamos en el ímpetu y la emoción, y se nos olvida planear desde ese mismo momento como y cuando se culmina el proyecto.

La definición del alcance, donde se ha hecho mucho énfasis en las recientes versiones de las metodologías arriba mencionadas, se convierte en herramienta fundamental para enmarcar precisamente el alcance del proyecto, qué se debe entregar para considerar finalizado el esfuerzo.

Lo que no es temporal es el producto del proyecto, es decir, el objetivo para el cual se conformó el proyecto, sea construir una casa, generar una nueva vacuna, hacer una tesis, o crear un sitio Web.

Habiendo entonces aclarado la temporalidad del proyecto, es importante ponerlos en contexto dentro del ámbito empresarial.

Por pequeña que sea una empresa, hace un proceso de planeación estratégico, formal o informal, pero todos los gerentes saben para donde quieren llevar su empresa, para qué la construyeron, y que deben hacer para llegar allá. Las respuestas a estas inquietudes constituyen el plan estratégico corporativo, que reiteramos, está formalmente documentado en algunos casos y en otros se maneja de manera informal.

Este plan estratégico es el que da inicio entonces o dispara una serie de proyectos para dar cumplimiento al mandato de esta estrategia. Es con proyectos que se van logrando los objetivos estratégicos. Cuando requerimos más de un proyecto para una estrategia, que por lo general suele ser así, entramos entonces a manejar el concepto de programas. Los programas reúnen una serie de proyectos que apuntan a una misma estrategia.

Cuando se inicia un proceso de gestión de proyectos, debe estar claro que el beneficio del mismo ya ha sido justificado. La estructuración de proyectos de factibilidad, planes de negocio y la formulación de proyectos son otras disciplinas anteriores a la Gestión de Proyectos.

Es precisamente la estrategia la que da pie al proyecto y de no ser así, es bien probable que durante la ejecución del mismo proyecto haya muchas dudas sobre su validez o pertinencia. El estar amarrado a las estrategias corporativas le dará suficiente piso para aguantar todos los embates que recibirá.  Cualquiera que sea su aplicación, no se puede perder de vista entonces donde encajan los proyectos en el entorno empresarial.

El Plan Estratégico de Tecnología informática, al igual que todos los planes estratégicos, deben terminar en una lista de proyectos, con las especificaciones que indicamos arriba, ajustado a las estrategias corporativas.  Ya el plan táctico se encargará de armar el plan detallado de cada proyecto.