La tecnología es lo de menos

La tecnología es lo de menos en los proyectos exitosos de tecnología informática, sin embargo es a lo que más importancia le asignamos. No se trata de crear un titular llamativo, sino de un resumen de experiencias recogidas durante más de 30 años de estar «lidiando» con proyectos de TI.

Indistinto del momento o la década en la cual quisiéramos hacer el análisis, siempre la conclusión es la misma, la tecnología informática, la del momento, es la que recibe la mayor atención. Este honor no es en vano, es el que requiere mayor inversión económica en cuanto al flujo de caja.

Se supone que cuando se llega a la instancia de lanzar un proyecto de esta envergadura, se ha pasado por procesos indispensables para garantizar el éxito del mismo: alineación de objetivos, análisis de costo/beneficio, selección de tecnología apropiada, y contratación.

Alineación de objetivos. Se hace indispensable y condición sin la cual un proyecto no debiera arrancar, el alineamiento de los objetivos del proyecto con los objetivos del negocio. Hemos visto una buena cantidad de proyectos cuyos objetivos no aportan a los objetivos del negocio, y en casos específicos, hasta contradicen los objetivos corporativos.

La «alineación» se ha convertido en esas palabras de moda, pero que sin mucha sustancia se aplican en los negocios. En este caso queremos hacer énfasis en qué significa la alineación para un proyecto de TI. Significa que los objetivos del proyecto, que están enmarcados dentro de los objetivos de la empresa, que aportarán a cualquiera, o ambos, de los objetivos generales de la empresa, bien sean a la rentabilidad o a la calidad. Este aporte debe ser cuantificado y sustentado, inclusive cuando no hay alternativa a la implementación del proyecto.

Costo/Beneficio. También se requiere antes de la implementación, que haya una sustentación dentro de los parámetros corporativos en cuanto al beneficio a obtener, y la correlación con el costo del proyecto. En ocasiones se nos olvida incorporar costos a largo plazo y costos que aunque no afectan el flujo de caja, si pueden afectar el desempeño del proyecto, como la asignación de personas de la compañía a proyectos en curso, o el uso de las instalaciones.  No se deben dejar por fuera los costos de sostenibilidad y mantenimiento del producto del proyecto, una vez el proyecto concluya.

Selección de Tecnología. Aunque decíamos que es lo de menos en la garantía del éxito, no significa que se pueda descuidar. Es indispensable hacer una selección de tecnología teniendo en cuenta estándares de industria, revisando muy bien que se ajuste a los requerimientos de los usuarios, y demás elementos comunes a la implementación de tecnología informática. Pero suponemos (aunque no es así en todos los casos) que esto se da por sentado.

Uniendo este factor y el anterior del costo, ha habido un avance importante a través del tiempo, en la migración de inversión con base en costo de capital hacia implementacion de proyectos con gasto operativo.  Las empresas proveedoreas de tecnología son conscientes que los clientes ya no tienen disponible grandes capitales para emprender proyectos, por lo que dentro del formato de «arrendamiento» o prestación de «…  como servicio», permite que el cliente avance en su objetivo, y a su vez garantizar unos ingresos para el proveedor.

Esta facilidad, aunque genera mayor viabilidad en el arranque, si el proyecto no genera los resultados esperados, el pago periódico de algo que no se está usando o que no da los resultados esperados, será un recordatorio permanente de los errores cometidos.

Contratación. No dejamos de sorprendernos con contrataciones de tecnología que parecen más bien una contratación de una obra civil, o un contrato de maquila que precisamente un proyecto de tecnología informática. Los jurídicos cumplen con su objetivo: blindar a la compañía de cualquier riesgo; pero en un contrato de TI lo que se debe incorporar son los mecanismos para garantizar el éxito del mismo, no las herramientas para acabar con el proveedor por si falla el proyecto.

La rigurosidad en estos cuatro aspectos ha ido bajando en la medida en que han ido bajando los costos. A menor costo, más fácil de obtener el recurso económico, por lo que desatendemos el análisis de costo/beneficio. Es más, el requerimiento del beneficio disminuye, lo que hace que se pueda justificar casi cualquier proyecto. Al disminuir el beneficio, obviamente disminuye el impacto en los objetivos corporativos y la atención de la alta gerencia.

En algunos casos el proyecto tiene su final feliz, pero la experiencia nos ha mostrado que los que terminan cancelándose, o generando un malestar a todo nivel en la compañía, son esos proyectos que al revisar no supimos para qué fue que lo emprendimos, o si esa inversión, por más pequeña que sea, realmente va a tener un beneficio de interés.

Acto seguido, pierde relevancia en los miembros del equipo de trabajo, y obviamente se deja de trabajar en el mismo, generando precisamente esa sensación del tiempo y recursos perdidos, calificando pésimamente el proyecto, cuando podría haber sido un éxito completo, si solo hubiéramos tenido en cuenta las cuatro recomendaciones arriba mencionadas.