Hay dos tipos de aplicación de gestión por proyectos en las empresas: en unas de estas empresas su «vida» gira en torno de proyectos, como las empresas de construcción, de consultoría, y hasta entidades educativas. El otro tipo de aplicación es en aquellas cuyo curso normal del negocio no tiene nada que ver con proyectos, pero que opta por utilizar la metodología para implementar una nueva planta de producción, una nueva cultura corporativa, obtener una certificación de calidad, entre otras.
De cualquiera que sea el tipo de empresa y la aplicación de la metodología, uno de los mayores inconvenientes con los que nos enfrentamos en la gestión de proyectos es precisamente lograr el cierre del mismo, llegar a «feliz termino» (o a triste término, pero terminar!). Desde cumplimientos del 99% hasta dineros dejados de pagar por remanentes, informes dejados de hacer, pendientes de esos aburridores de concluir.
La falta de cierre de los proyectos se da al inicio del mismo. Parecería irónico pensar que desde el comienzo del proyecto se deba estar hablando del final del mismo, pero precisamente para eso se gesta la planeación del alcance del proyecto, con exhaustiva dedicación.
Somos muy ágiles para entrar en el hacer, y dejamos un poco en el olvido las tareas del pensar. La planeación del alcance de un proyecto en dos vertientes, se hace indispensable para poder garantizar que el proyecto se concluirá, y mejor aún, tendrá como verificar su conclusión sin estar sujeto a opiniones o consideraciones subjetivas.
Un proyecto tiene dos alcances claramente definibles y que deben estar completamente entendidos antes del inicio. Uno de los alcances aplica al producto del proyecto. Cada proyecto se estructura como un esfuerzo temporal para producir un producto/servicio como salida del proyecto mismo. Hay que definir muy bien las características deseadas en el producto, en forma tangible y verificable, de tal manea que mediante los procesos de verificación del alcance se pueda determinar si se cumplió o no con el objetivo.
Si es un programa de software, hay una funcionalidad que éste debe cumplir, con unos requerimientos de calidad estipulados. Si es una casa o edificio, hay unos planos y funciones que se deben ejecutar para garantizar el beneficio del espacio construido. Así, para cada proyecto es necesario definir el alcance del producto.
Ahora viene la conjunción con el alcance del proyecto. ¿Hasta adonde va el proyecto? ¿Qué incluye? ¿Cuándo Termina? En buena parte de los proyectos nos concentramos en el alcance del producto y ponemos poca atención al alcance del proyecto, lo que hace difícil concluirlo. Es indispensable poder dar repuestas a estas preguntas antes de iniciar el proyecto para que tanto el proveedor como el cliente del proyecto tengan claro hasta adonde van sus obligaciones y su exigencia.
Cuando uno compra un software, quisiera que también se quedara el proveedor más allá del período de implementación para resolver las inquietudes de operación y hasta de manejo, nos da temor «dejar ir» al proveedor porque no estamos seguros de poder continuar sin él. Si somos el proveedor, queremos irnos cuanto antes de la instalación del cliente, necesitamos pasar al siguiente cliente. Una clara definición de que el proyecto llega hasta finalizar las pruebas y puesta en producción, por ejemplo, durante el primer mes, da por concluido el proyecto, permite saber exactamente cuando se termina.
El cierre del proyecto depende de lo que adecuadamente se estipule al inicio, en la planeación del alcance. Garantice que sus proyectos concluyan adecuadamente desde el principio!