Acelere la empresa uniendo procesos

La unión de procesos implica el enganche de personas, procedimientos, políticas y sistemas de información, enganche no tan fácil de realizar.

Al interior de las empresas se presentan aún dificultades para trabajar en forma coherente entre departamentos, gran inconveniente si se piensa que además del enganche interno, se requiere establecer enganches con el exterior de la empresa, básicamente con proveedores y clientes.

Algunas tareas tomarán más tiempo que otras, en especial, dependiendo del nivel de orientación a procesos y estandarización que se utilice en las empresas. Si ha habido procesos de Calidad Total, Justo a Tiempo, Rediseño de Procesos, mejor dicho, si la empresa no ha estado aislado del mundo en las décadas de los ochenta y noventas), por lo menos la filosofía y la teoría ya están comprendidas y la empresa debe tener ya una orientación hacia procesos.

Si no es así, o si la empresa es muy reciente, deberá implementar cuanto antes esta orientación antes de pensar en la integración. De todas maneras, en el siglo pasado no se miraba más allá de las cuatro paredes de la empresa, por lo que se requiere ajustar los procesos para incorporar puntos de control, de decisión y de acción en cabeza de personas y/o sistemas por fuera de nuestro control, que pueden ser de la competencia, socios de negocios, o los mismos clientes y contemplar la cadena de valor de empresa ampliada.

Los más afectados entonces son las políticas y los procedimientos bajo los cuales operamos hoy en día. Muchos de estas políticas y procedimientos están en pié para proteger a la empresa de riesgos y controlar la correcta utilización de los recursos. En pocas empresas se puede afirmar que efectivamente los procesos están diseñados para garantizar la velocidad y facilidad en su ejecución, características indispensables para hacer negocios más rápido. Desde hacer pública información que se considera ultra secreta, como los precios de venta, hasta permitir el acceso a mi sistema a personas de otras empresas, y  de la competencia, son el tipo de políticas que se deben revisar.

Si no se ha realizado, puede ser una excelente oportunidad para la implementación de un sistema de gestión de calidad, que en su filosofía encierra todos estos conceptos, y en su ejecución permite ir afinando las cargas tendientes a garantizar la calidad en el resultado y la oportunidad en la ejecución. Tal vez esta es la razón por la cual está tan de «moda» la búsqueda de certificaciones ISO, muchas empresas toman esta certificación como el incentivo para motivar al cambio hacia la gestión de la calidad.

Desde el punto de vista de la tecnología informática, con la implementación de sistemas ERP se trató de establecer por lo menos una dinámica al interior de las empresas para garantizar que todos tenían la misma información y que ésta fluye ágilmente entre los diferentes departamentos que la requieran.

Ahora la tarea es unir varios de estos procesos ya automatizados al interior de las empresas, con los procesos de nuestros socios de negocios, sin requerir mayor intervención humana. Existen muchos estándares ya para el intercambio electrónico de información donde se avanza rápidamente en la publicación de WebServices que lo que hacen es precisamente dar acceso de manera controlada a la información que se requiere.  De forma más genérica, se espera haya API’s (application programming interface) de todo tipo, color y sabor, para favorecer no solo la integración de procesos sino de tecnologías a los mismos.

Se acrecienta más esta necesidad con la participación en portales empresariales de cadenas productivas donde será imprescindible que las transacciones se puedan hacer en forma automática. Si el portal es privado, como el que se estableció originalmente por parte de las tres empresas más grandes fabricantes de vehículos, los proveedores de auto partes se tienen que amoldar a los estándares impuestos para participar en estos mercados.

Sin embargo, en nuestras latitudes habrá portales donde ninguno de los jugadores será tan fuerte como para fijar estándares de industria, por lo tanto las decisiones deberán ser hacia la implementación de funcionalidad con estándares de dominio publico, y con alta facilidad de cambio en caso que los portales que requieran nuestra presencia utilicen otras tecnologías.

Lo que debe quedar claro es que el menor de los problemas es la tecnología y su aplicación, ya que de esta hay bastante y muy probada en su efectividad. Se deben llevar a cabo procesos de alistamiento en las áreas de orientación, políticas y procedimientos para garantizar que cuando la empresa requiera participar en un mercado electrónico, no sean estas las barreras.