Construyendo sistemas de información

La construcción de sistemas de información ha sido una tarea existente desde los años sesenta, cuando se construyeron los primeros computadores. Los objetivos han ido cambiando, no solo por los cambios en la tecnología, sino por la apropiación de la misma en el curso de los negocios, y la madurez que han ido adquiriendo las empresas en la incorporación de tecnología informática en la construcción de sus procesos.

Hoy no se puede negar el impacto de la tecnología informática en el devenir tanto diario como estratégico de los negocios, y se crea entonces un gran peso de responsabilidad en el proceso de la construcción y mantenimiento de estos sistemas de información.

La definición que utilizamos para “sistema” donde se involucran las entradas, el proceso y la salida, queda un poco corta para definir lo que hoy requerimos dentro de un sistema de información, que debe incorporar también las acciones que se ejecutan antes de la entrada, y las que se efectúan con base en las salidas.

Adicionalmente hoy se requiere que los sistemas de información estén compuestos de bloques sobre los cuales se va agregando funcionalidad y no simplemente sistemas monolíticos que requieren cambios cada tanto tiempo.

Los sistemas de información que se construyen además deberán poder proveer acceso a los usuarios cuando ellos lo quieran, desde donde quieran, y a las funciones que requieran. Además de ser adaptables a las nuevas tecnologías en tiempo record, y brindar flexibilidad para los cambios en las reglas del negocio.

Efectivamente hemos avanzado mucho desde las rutinas de “creación, modificación y anulación de registros” que era el alcance máximo de los primeros programas para almacenar información. Hoy requerimos tomar decisiones con base en proyecciones sobre datos capturados en tiempo real.

Tenemos ya claro que podemos separar los sistemas de información en cuatro componentes básicos y que cada proyecto podría tener uno o más de estos componentes. Los analizaremos de menor a mayor riesgo tanto en su aplicación como en su mantenimiento.

Sistemas Transaccionales

Son los sistemas menos riesgosos, los que cumplen con esa primera definición de sistemas de información, donde tomamos las entradas, las procesamos y generamos salidas, solo que en grandes volúmenes a costos irrisorios. Es aquí donde incorporamos el manejo transaccional, la operación del día a día de los negocios, sea cual fuere el negocio. Desde la facturación a un cliente en el punto de venta, hasta el descargue del inventario y la generación de la orden de producción.

También los hay no solo para las transacciones internas en la compañía, sino que hemos ido complementando estas transacciones para acceder a terceros, como proveedores en la administración de la cadena de suministro, y con clientes en el manejo de la relación con ellos. No dejan de ser sin embargo, sistemas transaccionales, que pretenden generar unos beneficios del orden de aumento en productividad.

Sistemas Informacionales 

Estos se construyen por lo general sobre los sistemas transaccionales. Son los que permiten extraer información de cada transacción, consolidarla, evaluar tendencias, identificar desviaciones contra planes propuestos, y tomar acción para corregir o mejorar el rumbo.

Los primeros pasos en estos sistemas son casi inseparables de los transaccionales, y parecen obvias consecuencias. Un estado de ganancias y pérdidas en la contabilidad, o un informe de edad de las cuentas por pagar de la compañía. Resumen de facturación por ítem y por margen, desviaciones de costos de producción en las plantas.

Inicialmente eran reportes gigantes, que luego dieron el salto a reportes por excepción, es decir, solo lo que se saliera de lo “normal” o “programado” se reportaba. Por ejemplo, los clientes que estén debiendo dinero más allá de 30 días, los clientes que están al día, no exigen acciones pertinentes y no es necesario “polucionar” la información de salida con datos sobre los cuales no se requieren acciones.

Aquí empezamos a clasificar los sistemas de inteligencia de negocios, donde queremos tener herramientas para analizar las tendencias, y poder monitorear decisiones que se tomen sobre las mismas. Es indispensable, sin embargo, que tanto la oportunidad como la calidad de la información transaccional estén certificadas para que las conclusiones que se obtengan de estos análisis no sean ni refutadas ni descalificadas.

Adicionalmente se requiere de personas empoderadas para poder tomar acción sin tener que recurrir a múltiples instancias en la compañía. De lo contrario, la producción de sistemas informacionales hacia quienes no tienen la capacidad o la autorización para actuar sobre esta información, sería una pérdida de recursos enorme.

Infraestructura

En este rubro se incluyen todos los elementos requeridos para llevar a cabo los negocios, desde las telecomunicaciones hasta los servidores de programas y de almacenamiento, sitios Web y demás elementos que no procesan información.

Parecería que la infraestructura no debería estar en el tercer nivel de riesgo, sin embargo los constantes cambios de la funcionalidad que presenta la infraestructura, además de los permanentes cambios en dispositivos, conectividad, administración de los mismos y tecnología en sí, hacen que sea hoy un riesgo alto invertir en la misma, solo por la infraestructura.

Si bien en un principio la infraestructura ERA el corazón de los sistemas de información, no solo por lo costoso sino porque no había mucho más que eso, hoy es hasta un servicio que se puede adquirir, razón por la cual cobran vigencia los centros de cómputo y las ofertas de plataformas como servicio.

El riesgo se presenta en la rápida obsolescencia que tenemos hoy en términos de equipos, anchos de banda, y hasta almacenamiento, por lo que es más recomendable trasladar ese riesgo a un tercero.

Sistemas Estratégicos 

Son esos sistemas de información que le darán a la compañía una ventaja competitiva, mediante la generación de un nuevo servicio, o el aumento de la velocidad de atención, o la ventaja competitiva que se quiera estructurar.

Por ser de resultados inciertos, es donde más riesgo hay, pero también por consecuencia, es donde mayor oportunidad de rendimiento a la inversión de puede encontrar. Es el equivalente de hacer inversiones en mercados emergentes, que un día tienen muy buenas perspectivas pero de un momento a otro pueden ser un completo fiasco.

Conclusión 

Puede seguir la ruta arriba mencionada para establecer sus sistemas de información. No piense en sistemas estratégicos ni en inversiones en infraestructura, si todavía la parte transaccional no está resuelta. Hoy no necesita infraestructura propia para implementar sistemas transaccionales.

Por otra parte, es indispensable que tenga lo más pronto posible los sistemas transaccionales en pié, que son los que le darán la posibilidad de competir. Será con la información que obtenga y actúe en los sistemas informacionales con los que generará la diferencia!