Situación:
Asegúrese de que lean sus correos. Con la avalancha de correos electrónicos que se reciben a diario, y con la poca perspectiva que esto reduzca, es importante que quien envíe los correos ayude a quien los reciba en el proceso mismo de la respuesta. En algunos casos es imposible adivinar para qué le han enviado un mensaje a uno, lleno de otros cuatro o cinco «reenvíos».
Recomendación:
La razón primordial para el envío de un correo electrónico es incitar a la acción a quien lo recibe, desde abrirlo hasta responderlo. Hay unas normas básicas en el uso de los mensajes de correo electrónico que ayudan a que realmente se utilice adecuadamente la herramienta y se obtengan las respuestas pertinentes.
Las siguientes recomendaciones parecerían triviales, pero buena parte de los correos, miles de millones que circulan a diario, no incitan a la acción y como tal no generan la respuesta o reacción deseada.
Asunto
Un número considerable de mensajes que recibo vienen sin un Asunto, o con un asunto de poco interés. El asunto es lo primero y en muchas ocasiones lo único, que su corresponsal va a ver. Debe ser corto, pertinente, e incitar a la acción e informar contenido. Por ejemplo: «Sus comentarios por favor – Acta Reunión Comité Ejecutivo«. Evite utilizar todas letras mayúsculas.
No olvide que puede cambiar el asunto en un mensaje que vaya a reenviar. Siguiendo el ejemplo anterior, se puede modificar para que diga: «Acta Revisada, sin comentarios«
Encabezado
Siempre que envíe un mensaje de correo electrónico, incluya en el encabezado la acción que espera del receptor del mensaje. Es muy fácil incluir elementos como:
- Su opinión por favor
- Para su información
- Favor Tomar las acciones correctivas pertinentes
- Favor Informar el estado de este asunto
Esto garantiza que la persona que recibe el correo tiene claro que espera que usted haga con la información que le está enviando.
Uso adecuado de destinatarios
El correo electrónico permite TRES tipos de destinatarios. Seleccione adecuadamente para cada uno de sus corresponsales qué acción requiere.
- En el PARA se incluye a las personas que DEBEN tomar acción o responder el mensaje.
- En la CC (Con Copia) se incluye a las personas que DEBEN estar INFORMADAS, no se espera respuesta
- En CCO (Con Copia Oculta, BCC en sistemas en inglés) se incluyen las personas que queremos informar, pero que no queremos divulgar que saben. Es esta última opción la que se debe utilizar para repartir correos masivos por ejemplo, para evitar que todos los receptores reciban las direcciones de correo de todos sus amigos, exponiéndolos al SPAM.