Ya está comprobado que contamos con suficientes herramientas para obtener información, almacenarla, procesarla y presentar sus resultados. Sin embargo la disponibilidad de la tecnología y la facilidad de acopio y procesamiento nos hacen olvidar un poco en temas de calidad de la misma información. Nos concentramos tanto en el conseguir y procesar y dejamos un poco de lado la calidad de la información que estamos obteniendo.
Los datos que recopilamos sufren varias transformaciones dese el momento que se obtiene hasta el momento que se presenta para toma de decisiones. Por lo general los datos se capturan, se almacenan, se procesa, y se presenta el resultado como información. Existen algunas herramientas que pueden facilitar garantizar la calidad de la misma, pero también se requiere conciencia en quien está trabajando con la información de la importancia de la fidelidad de la misma.
El manejo de la calidad de la información se da desde la captura de la misma. En la captura de los datos se ha trabajado enormemente en funcionalidad de validación, que permita al sistema ayudar en la revisión de la validez de los datos que se están incorporando al sistema. De la misma manera hay dispositivos que capturan en forma “automática” los datos de las transacciones.
Los lectores de códigos de barras, por ejemplo, es una de estas herramientas muy útiles en la captura fiel de la información, sin embargo para garantizar la calidad de la información, se le debe “ayudar” tanto garantizando que los productos o documentos a escanear están bien etiquetados, y además que en el proceso de toma de información, solo se utiliza el escáner.
Es común en un almacén, que la cajera en aras de “agilidad” pase cuatro cajas aparentemente del mismo precio (cuatro chocolates, o cuatro cajas de gelatina por ejemplo) marcando un cuatro en el teclado de la registradora y luego seleccionando el código del producto con la pistola o el escáner de la mesa. Esto desconoce la posibilidad de almacenar o dar de baja productos por color o por sabor, generando un error grave en la captura de la información, y por ende en lo que de ahí se desprenderá.
Sin embargo si el operario no tiene un claro entendimiento de lo importante de la fidelidad de la información, es probable que el problema de calidad no esté en la tecnología sino en las políticas para el manejo de los datos.
Por otro lado, si hay herramientas que permiten validar de cierto modo la información. Es mucho más confiable que se seleccione el nombre de un país o una ciudad, que se tenga que digitar. Pero también es fácil seleccionar un país encima o debajo del que realmente es. Se hace entonces necesario también efectuar cruces en la toma de la información, para que cruzando por ejemplo, con otra información que se digite se pueda validar errores en la información.
El almacenamiento de la información debe hacerse en forma celosa, impidiendo que la información sea manipulada por elementos que no dejen rastro de dicha manipulación. Es muy importante que si se van a modificar ciertos datos, quede registro de esta modificación para luego, en caso que sea necesario, se pueda recurrir a la información base.
En muchas ocasiones hay que ajustar información tomada en la fuente, corrigiendo errores de entrada, o simplemente consolidando información para que Calle, Cl, y Clle reflejen todas Calle en una dirección física. Estos cambios deben quedar también registrados, porque en esta manipulación también se puede incurrir en errores.
Adicionalmente debemos tener cuidado con información adicional que permita identificar de cuándo es la información almacenada, a qué períodos corresponde para poderla usar en análisis de tendencias y comparativa. El número por si solo no sirve mucho si no se sabe a qué corresponde y de cuando es.
Por último está el proceso de consolidación y presentación de información gerencial, o de consulta, o reportes, a partir de la información capturada y almacenada. Si los dos primeros pasos no se cuidan celosamente, el nivel de confiabilidad sobre la información producida será menor al deseado.
El proceso de producción de información también debe ser auditable para identificar que tanto las fuentes como los resultados realmente obedecen a los criterios para establecer la información final. Que el concepto de Ventas sea claro para todos, no que para unos sea la inclusión de pedidos en el sistema, y para otros sea los pedidos ya facturados únicamente.
Afortunadamente el factor de Calidad se puede y se debe diseñar mediante la implementación de procesamiento automático de información, establecimiento de seguridades a diferentes niveles, y la auditabilidad de las actividades, específicamente identificando quién hizo qué, cuándo y desde donde.
Las bases de datos actualmente proveen herramientas como la integridad referencial, sin embargo si no hay conciencia en la necesidad de la calidad sobre la velocidad o facilidad de uso para el usuario, es probable que el sistema de información quede produciendo a altas velocidades cifras irrelevantes que ocasionen errores en las decisiones