Características de la Información

Mucho se ha escrito sobre el cambio de la era industrial a la era del conocimiento, era esta manejada casi que en su totalidad inicialmente por el acceso a la información y más recientemente por el uso que se le de a la información.

En el afán de establecer sistemas de información para toma de decisiones que generen resultados, se escatima esfuerzo en diseñar exactamente qué se entiende por información y en cumplir con las cinco características requeridas de tal manera que ésta información cumpla con su objetivo.

En primer lugar, la información debe estar actualizada, lo que implica que ésta es capturada cuando se genera y no un tiempo después mediante procesos adicionales. Es decir, cuando se factura en un almacén, se debe descargar del inventario y contabilizar con la misma transacción (no necesariamente en tiempo real, pero no debe involucrar procesos manuales adicionales). También debe haber una conectividad con entidades externas como clientes, proveedores, entidades de gobierno entre otras, de tal manera que la información que deba circular por fuera de la empresa, también lo haga de manera ágil permitiendo la actualización permanente.

Ante tanta información disponible, la que se presente para tomas de decisiones debe ser relevante, es decir, ni más ni menos que la necesaria. Para poder proveer la cantidad exacta de información, se debe contar con sistemas que permitan tener análisis a diferentes niveles de detalle: unas bases de información consolidada para la gestión, y unas bases de información de producción para el manejo de las transacciones. Se debe proveer el mecanismo más ágil disponible para el acceso a esta información y garantizar que haya conectividad entre las diferentes bases de información.

La velocidad de los negocios exige una oportunidad en esta información, lo que implica tener una alta velocidad de acceso a la información la cual se puede proveer con conexiones permanentes en «línea» a las bases de datos. Adicionalmente, la oportunidad exige disponibilidad de alto nivel, lo que ocasiona el establecimiento de planes de continuidad que garanticen el acceso a la misma.

Si bien es importante el manejo de la cantidad de la información y el acceso a la misma, es tal vez más importante la calidad de la información que se presente en sus niveles de confiabilidad. Es decir, qué tanto se puede creer en la información que se está recibiendo. Afortunadamente este factor se diseña mediante la implementación de procesamiento automático de información, establecimiento de seguridades a diferentes niveles, y la auditabilidad de las actividades, específicamente identificando quién hizo qué, cuando y desde donde.

Las bases de datos actualmente proveen herramientas como la integridad referencial, sin embargo si no hay conciencia en la necesidad de la calidad sobre la velocidad o facilidad de uso para el usuario, es probable que el sistema de información quede produciendo a altas velocidades cifras irrelevantes que ocasionen errores en las decisiones.

La última característica necesaria es que la información pueda ser explicable. Es decir, se debe poder ver a todos los niveles de detalle el origen de toda información. Para cada total, se tienen también los valores de los componentes de estos totales. Además se deberá poder analizar la información en el tiempo por lo que se requiere acceso a la información tanto presente como histórica.

No es difícil planificar estas características dentro de un sistema de información si se contemplan desde el inicio. Es extremadamente complejo tratar de incorporarlas en sistemas ya existentes que non permiten este tipo de ajustes, o que hacerlos costaría más que reemplazar el sistema.