Cargos Temporales para Cambios Permanentes

Somos conscientes que la única constante en el mundo de hoy (y realmente todo el que nos ha tocado vivir!) es el cambio. Adicionalmente, estos cambios se aceleran con el paso del tiempo, lo que hace todavía más exigente en las empresas estar prestos para abrazar este cambio, ejecutarlo, y pasar al siguiente punto.

Durante nuestra vida profesional hemos experimentado grandes cambios tanto en el ámbito empresarial como en el ámbito docente, y la conclusión que podemos obtener de toda esta vivencia, es que si bien los cambios son permanentes, es decir, no hay vuelta atrás, la mecánica con la cual se implementan estos cambios debe ser, por lo menos pensada, como temporal.

Si nos remontamos a los primeros usos de los computadores en las empresas, dado el bajo nivel de equipamiento, y las destrezas requeridas para ingresar la información en unas “maquinas de digitación”, se creó el cargo de “digitadores”. Estas digitadoras, la mayoría mujeres, demostraban una agilidad impresionante para mover palancas y presionar teclas en unas máquinas donde reposaba un disquete en el cual se guardaría la información, que luego sería ingresada en el “computador central” para su lectura y procesamiento.

Esta conversión de papel a digital requería no solo de los digitadores sino también de los verificadores, porque por más calidad que tuvieran los digitadores, había la posibilidad de cometer algun error, y un cero de más podría generar resultados funestos.

Hoy a nadie se le ocurriría tener todavía digitadores, excepto en algunos sitios donde “procesan contabilidades o nominas” para empresas pequeñas, y hasta estos están cambiando su modelo para pasar a un modelo asistido en la Web donde es el usuario mismo, y ojalá en la generación de la información, que ésta se captura, no solo para eliminar errores, sino para tener la agilidad y oportunidad requerida. La salida de los digitadores no fue programada, fue una consecuencia del entorno que ya no los necesitaba.

Más recientemente, otro cambio tecnológico generó la creación de un nuevo cargo: el “Community Manager” o ell administrador de las comunidades virtuales que se crearon a partir de la proliferación de las redes sociales. Este cargo estaba construido porque se requería algunas habilidades especiales, que no se sabía cuales eran, para mover la comunidad, generar tráfico, generar llamados a la acción a partir de la participación en las redes sociales.

Hoy estamos viendo la desaparición de este cargo como tal, y la incorporación de los procesos específicos de manejo de la comunidad dentro de las estrategias comunes de la comunicación integral de marketing, no como algo separado.

No necesariamente son los cambios tecnológicos los que generan nuevos cargos, los cambios en filosofía administrativa también. Finalizando los años 80 y empezando los 90, por lo menos en Colombia hubo una gran adopción de los principios de la “Calidad Total”, importados desde Japón, como la forma de abordar un mejoramiento radical para luego volverlo continuo, dentro de la filosofía administrativa en las empresas.

La implementación de esta nueva filosofía administrativa generó cargos de “facilitadores” con el objetivo de transmitir al interior de la organización esta nueva forma de trabajar, enseñar el uso de herramientas como histogramas y espinas de pesado para la solución de problemas, ayudar en la formación de lideres de procesos y hasta en los temas de empoderamiento para tomar decisiones que otrora eran solo aptas para la alta gerencia.

Hoy, varias décadas después, tampoco tenemos “facilitadores”, y es claro que su propósito era permear la compañía para que dentro de su forma de trabajar estuviera siempre implícito el tema de calidad. Se dificulta hoy encontrar alguna persona en una organización que no maneje los conceptos de mejoramiento continuo y calidad.

En los años recientes, y con la orientación de las empresas a manejar mejor sus proyectos, ha aparecido la “oficina de gestión de proyectos”. El concepto se ha ido extendiendo al manejo de programas (conjunto de proyectos ligados a un objetivo de negocio) para tratar de sincronizar los objetivos, optimizar los recursos, pero principalmente para garantizarle a la alta gerencia que los proyectos se pueden terminar a tiempo y dentro de los costos con el alcance previsto (o que si no se va a lograr, poder advertir a tiempo!)

Si se revisan las funciones del Gerente del Proyecto, estas son funciones inherentes al mismo, por lo que consideramos que la oficina de gestión de proyectos debería también mirarse, así como los digitadores, los community managers, los facilitadores de la calidad total, como un esfuerzo temporal con el objetivo de implementar una filosofía administrativa, la filosofía de trabajo por proyectos.

El objetivo de la Oficina de Gestión de proyectos debería estar íntimamente ligado a la obtención de madurez en la gestión de proyectos, no a administrar los proyectos ni parte de ellos, asumiendo funciones de los gerentes de proyectos. El objetivo final, es que esta oficina, como las otras de los ejemplos dados arriba, eventualmente tendrá que desaparecer cuando se logre el nivel de madurez apropiado.