Comprando soluciones de Tecnología

Dentro de la estrategia para el departamento de TI de las empresas, siempre se aborda el tema de si se debe comprar software o construirlo al interior de la compañía. Como regla general, nuestra recomendación es adquirirlo sobre desarrollarlo, siempre que cumpla con por lo menos el 70% de los requerimientos funcionales previstos, y el 100% de los requerimientos críticos.

Esto aplica con mayor frecuencia sobre procesos transaccionales e informacionales, y con menor frecuencia en proyectos de corte estratégico donde es probable que no haya soluciones para adquirir y se deban adquirir, donde recomendamos todavía hacer una selección de proveedores para que sea construido por una empresa desarrolladora de software, en vez de hacerlo al interior de la empresa.

De cualquier manera, hay que seguir un proceso juicioso de selección de software que requiere una aplicación de recursos importantes de tal manera que la solución a implementar realmente resuelva los problemas o presente los beneficios buscados, y no que se convierta en un dolor de cabeza enorme, como sucede con un buen número de proyectos de TI.

Se requiere entonces estructurar un marco de referencia que permita que el proceso se pueda efectuar de manera coherente, ágil, y completa. Este marco de referencia contempla varios elementos agregados sobre los que trataremos a continuación.

Requerimientos de la Solución

Es lo que podríamos llamar la “definición del alcance” en términos de Gerencia de Proyectos. Es aquí donde determinamos exactamente qué es lo que necesitamos. Es necesario cubrir los requerimientos funcionales tanto actuales como futuros, teniendo en cuenta que habrá cambios importantes en el COMO del hacer de las cosas, y debe quedar claro que lo importante es determinar el QUE.

Adicionalmente se deben establecer los requerimientos técnicos para la tecnología, los estándares que se vayan a implementar, y los requerimientos estratégicos del negocio. ¿Queremos tener los sistemas alojados en servidores propios, o podemos irnos a la nube? ¿Qué sistemas operativos, bases de datos, lenguajes de programación requerimos, o somos indiferentes? ¿Debemos incorporar soporte para plataformas móviles? Estas y otras muchas preguntas se deben responder para estructurar la respuesta y así efectuar la elaboración de los requerimientos técnicos.

A esto se deben sumar los requerimientos administrativos para la contratación y la implementación. Que se requiere desde el punto de vista contractual, y que se requiere desde el punto de vista de soporte del proveedor.

Demostración de Funcionalidad

Una vez se reciben las respuestas a los requerimientos, bien a través de presentaciones iniciales y luego presentaciones más completas, al igual que la respuesta a la lista de requerimientos, es necesario ver una demostración de la funcionalidad. Esto se puede efectuar a través de unos guiones especiales para las soluciones que ocupen los primeros puestos.

El papel puede con todo, por lo que es necesario que los usuarios puedan ver resueltas sus inquietudes críticas directamente sobre la plataforma que se está evaluando. Esto permite no solo tener una apreciación del “look and feel” de la aplicación y su estructura, sino también poder interactuar con el proveedor efectuando preguntas concretas y validando su conocimiento al responder.

Evaluación Económica

Es claro que no a cualquier costo se pueden resolver los requerimientos. Es necesario efectuar una evaluación económica de la solución propuesta, no solo de los costos de adquisición, sino también incorporando los costos de implementación y mantenimiento de la solución.

Es indispensable tener claro cuáles serán los valores que afectan el capital de la empresa, y cuales afectan el flujo de gastos. En la misma forma se debe construir el caso de negocio que justifique no solo la inversión, sino también el costo total de ser dueño de la solución, que por lo general se calcula con los cuatro años siguientes al año de adquisición.

Evaluación técnica 

La evaluación técnica permite validar las propuestas recibidas o bien contra los estándares de tecnología que usted esté usando ahora o contra los que espera implementar. En este punto es importante que si tiene alguna restricción, sea incorporada esta como requisito para las propuestas.

Por ejemplo, si por decisión corporativa utilizan un administrador de base de datos X o un sistema operativo Y, no tiene sentido que se reciban propuestas que no cumplan con estos requerimientos.

Otro punto importante a determinar y comunicar a los posibles proveedores es su estrategia de TI. Variarán las ofertas si usted quiere administrar los sistemas de información, involucrarse en proceso de desarrollo de aplicaciones, o si prefiere que esto sea provisto como un servicio por un tercero.

Por último, tiene una clara posición con base en hechos y datos sobre sus preferencias en el manejo de la nube, si prefiere los equipos en su empresa, que requerimientos hay para plataformas móviles, etc. Si esto no se tiene definido antes de solicitar las propuestas, es muy probable que deba hacer varias iteraciones en el proceso de evaluación para ir filtrando con sus preferencias.

Evaluación del Proveedor 

No se puede negar que al adquirir tecnología informática, siendo este un recurso vital para la compañía, prácticamente se busca un “socio tecnológico” y en este orden de ideas, es igual o más importante la evaluación que se haga del proveedor, que la solución misma.

Sobre el proveedor (o conjunto de proveedores) recaerá la responsabilidad, no solo de la implementación inicial, sino de mantener la solución tecnológicamente vigente en el tiempo, implementando mejoras y avances tecnológicos. De la misma manera es responsable por mantener la solución corriente con requerimientos legales.

No es muy fácil evaluar al proveedor con base en información que nos provea, ya que no proveerá referencias donde esté mal calificado, por lo que se requiere hacer algunas investigaciones para tener información como que tan consistentes son en la solución de problemas, que tan eficiente es el soporte que ofrecen, qué planes tienen para consolidar y/o descontinuar y/o desarrollar los productos que forman parte de la solución.

Hay otros factores más fáciles de obtener como que tanta es la presencia del proveedor en la industria, donde está implementada la solución, cuantos clientes tienen bajo contratos de soporte, cuantos empleados hay actualmente, información que complementa esta evaluación.

Consolidando las Evaluaciones 

Se debe consolidar todas las evaluaciones de los cinco factores analizados anteriormente,

• Cubrimiento funcional
• Demostración funcional
• Evaluación económica
• Evaluación técnica
• Evaluación del Proveedor

Podrá darle pesos distintos a cada variable y hacer análisis de sensibilidad sobre los diferentes factores. Al final se terminará calificando el valor en dólares de cada punto de los demás criterios, y cómo se obtendrá el retorno de la misma.

Conclusiones

Es claro que existe un marco de referencia para la adquisición de soluciones de tecnología informática, y también hemos tenido oportunidad de validar que en las empresas donde se desarrolla un proceso juicioso teniendo en cuenta todos los elementos de este marco de referencia, la expectativa para la obtención de resultados satisfactorios es mucho mayor que cuando se saltan algunos pasos.

Podemos asistirle en la Selección, Contratación e Implementacíon de la Tecnología Informática, para garantizar que se obitienen los resultados esperados.  Consúltenos.