¿Cuándo paramos de comprar tecnología?

En la construcción de los planes estratégicos de toda índole, algunos de construyen con el solo objetivo de establecer como serán los ingresos y egresos para el próximo año, otros con una perspectiva a más largo plazo, definiendo tendencias en la industria del negocio, y cómo aprovechar algunas oportunidades.

Indistinto del alcance del proceso, en el rubro de tecnología informática surgen siempre algunas preguntas recurrentes año tras año: ¿Cuándo dejamos de tener que comprar tecnología?¿Esta nueva inversión cuantos años nos va a durar? ¿Por qué hay que cambiar otra vez si apenas hace un par de años hicimos el cambio?

Hay que partir de una premisa básica para dar respuesta a estos interrogantes. La tecnología informática debe estar aportando a que la compañía pueda lograr los resultados que espera mostrar en su última línea del estado de resultados. Y en este orden de ideas, también hay que separar la tecnología en dos grupos principales: infraestructura y soluciones (o servicios, para estar a tono con el concepto «moderno»). Para cada uno de estos grupos, el criterio para evaluar la inversión, asentar el costo y determinar su duración, es distinto.

La infraestructura no es más que los equipos, programas, recurso humano, telecomunicaciones, y demás elementos básicos para el proceso de la información de la empresa. Entre más madura se encuentre la empresa en el uso y aplicación de la tecnología informática, más «grande» es el rubro de infraestructura. Entran en este grupo los servidores, las bases de datos, las telecomunicaciones, el correo electrónico, el sitio Web, los equipos de los usuarios, las agendas personales, los teléfonos celulares. La lista, repito, depende de cada empresa y de su nivel de madurez en la aplicación de las TIC.

El otro grupo está compuesto por la explotación de esta infraestructura para proveer soluciones directamente de cara al usuario y/o al cliente. En este rubro es donde incluimos los proyectos en desarrollo, la aplicación de nuevas tecnologías (o no tan nuevas!) al interior de la compañía para mejoramiento de procesos, y el procesamiento de soluciones básicas como la contabilidad y/o la nómina.

La infraestructura requiere un manejo de reposición y mejoramiento permanente, no solo por los avances en la tecnología sino por los avances en las soluciones de cara al usuario y al cliente que requieren más capacidad en la base. Se recomienda establecer un inventario completo de la infraestructura y estar constantemente monitoreando su desempeño, su consumo, y comparando contra la necesidad de la empresa. Soy partidario del concepto de «tecnología suficiente» que implica tener lo que se requiere para cumplir con los niveles de servicio acordados, mas no implica tener la «última tecnología».

Las tendencias en el manejo de la infraestructura están muy orientadas a hacer una reposición en términos de treinta y seis meses en equipos de cómputo (algunos usuarios requerirán mayor frecuencia por la característica de sus trabajos, como el diseño por ejemplo), y renegociaciones cada doce meses (o menos!) en materia de telecomunicaciones. Citamos estos dos como unos ejemplos, sin embargo toda la infraestructura requiere estar en constante evaluación tanto en desempeño como en el costo total de operarla. Un equipo viejo requiere más atención y es más costoso de mantener que un equipo nuevo, agregándole al viejo el riesgo inminente de falla.

En infraestructura nunca se dejará de invertir, es más, creo que la tendencia, en la medida que las empresas van incorporando las tecnologías de información y comunicaciones en sus empresas, es a ir aumentando también la inversión en infraestructura, y eventualmente se alcanzará los ordenes del 4-6% de los ingresos anuales, como es ya el promedio en los países de avanzada.  Tendencia marcada, para no generar gasto de capital sino de operación, es «alquilar» esta infraestructura como un servicio, permitiendo flexibilidad en cuanto a disponibilidad, cantidad y oportunidad.

Para las soluciones, estas deberán demostrar su mérito para seguir siendo consideradas soluciones y/o proyectos de nuevas tecnologías. En este orden de ideas es rigurosa la evaluación de resultados esperados contra los realmente obtenidos y el manejo del portafolio de aplicaciones se convierte en herramienta indispensable para la gerencia de TI. Eventualmente, las soluciones exitosas se terminarán convirtiendo en parte de la infraestructura, como sucedió con el correo electrónico, por ejemplo, pero mientras eso sucede, tendrán que «sostenerse» por si solas.

La invitación es a no preocuparse por la reducción de los costos de las TIC (la reducción siempre tendrá un tope!) sino mas bien por la utilización del pensamiento inductivo para generar valor con la aplicación de estas tecnologías al mejoramiento de los ingresos o a la reducción de los costos operativos.