Decisiones con información

De unos años para acá, la cantidad de información que recibimos es inmanejable. De la misma manera, ha aumentado la velocidad con la cual debemos tomar decisiones tanto en la vida personal como en el ámbito laboral. La Internet y sus tecnologías han aumentado adicionalmente la facilidad y rapidez con la cual también nos llega información y/o tenemos acceso a la misma a través de la Web.

Las tecnologías de Internet entregan muchos datos en forma inmediata, muy rápido, pero no necesariamente la hace más fácil de analizar en si misma. Este problema está acentuado por la cantidad de formatos distintos en los cuales recibimos la información, que aunque no hace parte del análisis que haremos a continuación, es indispensable tener en cuenta en el momento de implementar soluciones.

Teorías como los tableros de comando y las hojas de calificación balanceadas (balanced scorecard) tienen como objetivo primordial tratar de reducir toda esa información (algunos les llamarían datos crudos) a una serie de factores que permitan la toma de decisión sin tener que gastar mucho tiempo en la deducción. A estos factores se les conoce como indicadores.

Las herramientas para la implementación de indicadores y el manejo de la información existen hace ya un par de décadas. Implementaciones exitosas se tienen también como ejemplo de la posibilidad de lograr este tipo de sistemas de información que permitan la toma de decisión, sin embargo en la mayoría de los casos, el problema es de fondo, de cultura corporativa que no se orienta al manejo de los indicadores como una forma de gestión de la misma.

Establecer un sistema de indicadores exige identificar y definir el indicador en si mismo, fijarle una meta al indicador, y definir los límites inferior y superior a esta misma meta. Cada indicador se debe fijar apuntando a los objetivos estratégicos de la compañía y/o del proyecto mismo. Acto seguido, es indispensable definir los cursos de acción dependiendo del resultado del indicador.

La obtención de las cifras para cada indicador puede implicar procesos pesados en los sistemas de información, por lo que se debe tener cuidado de no interrumpir el flujo del negocio. Es recomendable definir el indicador, y los que sean obtenidos con base en transacciones, irlos actualizando en la medida en que la transacción se da. Por ejemplo, se quiere medir el número de unidades vendidas por cada producto y determinar el margen. Una alternativa es procesar al final del día todas las facturas, pero si el indicador requiere tomar acciones en el transcurso del día, se debe implementar un proceso de acumulación en cada emisión de cada factura.

Indispensable definir criterios sobre acciones basados en el cumplimiento o no de la meta. Una vez definidos los criterios, es muy fácil establecer un sistema de «reporte por excepción» donde solo se obtenga información sobre lo que se «sale del criterio» y poder tomar acciones solo sobre estos eventos. Los que siguen el curso normal no necesitan ser analizados. La salida del criterio debe ser positiva o negativa, para lo cual se establecen limites superior e inferior de control sobre los cuales se levantan las alarmas.

La correcta definición de los criterios y curso de acción debe estar listo antes de implementar el sistema de información automatizado, porque de lo contrario sería colaborar para que la cantidad de información que recibimos aumente, sin aportar a la calidad de la misma.