Del plan a los proyectos, de los proyectos al resultado

Con más frecuencia de la deseada nos topamos con frustraciones al interior de las organizaciones, porque luego de haber invertido un tiempo, dinero y esfuerzo considerable en construir sus Planes Estratégicos, los planes no pasan más allá de ser un ejercicio interesante, pero con resultados completamente distintos a los esperados.

Para nadie es un secreto que la planeación estratégica aporta, dentro de las diversas metodologías que se encuentran para hacerla, una forma de identificar el mejor futuro para la organización (mercadeo, la tecnología informática, finanzas, cualquiera que sea el área de aplicación) y una forma clara para definir cómo llegar a este futuro.

Hay herramientas que se aplican, como el modelo de empresa al hacer un plan estratégico de tecnología informática, o el balanceo de portafolios de productos, cuando se construye la estrategia de mercadeo, o el modelo de negocio cuando se elabora la estrategia corporativa.

Indistinto de cuales elementos se utilicen y cuales herramientas se apliquen, debe tenerse siempre en el horizonte que cada una de las planeaciones, en sus tres niveles, debe arrojar unos entregables claramente definidos:

El Plan Estratégico: Arroja el norte, orienta la brújula, define los objetivos a largo plazo, y esboza las estrategias, enmarcadas en una cascada que inicia con unos objetivos estratégicos. Estos objetivos estratégicos se deben cumplir  con la ejecución de unos proyectos estratégicos. En algunos casos a alguno de estos dos elementos, los objetivos estratégicos o los proyectos, le asignan el nombre de “iniciativa estratégica” haciendo perder el verdadero significado de lo que se requiere en cada etapa.

Los objetivos estratégicos deben ser medibles, y deben tener asignado un valor objetivo, hacia el futuro, de a donde se quiere llegar. Cuando lo dejamos en “iniciativas”, con mucha frecuencia se nos olvida el requisito para los objetivos: que sean medibles.

Es la única manera que podemos validar que la suma de los resultados de cada una de las estrategias (los proyectos que se han de emprender) efectivamente permitirán cumplir con el objetivo trazado.

El Plan Táctico: Es aquí donde cada uno de los proyectos de identifica con un poco más de detalle, donde se estructuran los objetivos de cada proyecto, el o los entregables a generar con el proyecto, y el resultado que se debe obtener con su aplicación.

Aquí se construye un portafolio de proyectos, separados en el tiempo, asignados a cada objetivo y detallado en recursos, para garantizar que su ejecución tenga parámetros de medida y aporten al objetivo final.

El Plan Operativo convierte esta lista de proyectos en una lista de actividades a ejecutar, con recursos asignados en el tiempo, tanto de dinero como de materiales y personas.

La ejecución del plan operativo debe generar el producto del proyecto esperado en el plan táctico, y la aplicación de estos productos de cada proyecto deben producir los beneficios esperados y definidos en la visión traducida en objetivos estratégicos.

Entonces ¿en donde se rompe la cadena que genera las frustraciones que se manifiestan en las empresas con los procesos de planeación? 

En algunos casos son falencias en el establecimiento de los objetivos estratégicos: no tienen definidos los objetivos de manera clara y contundente, que no admita dudas sobre el objetivo que se espera lograr.

En otros casos, es en la falta de coherencia entre la estrategia y el objetivo. Se observan proyectos que no están atados a un objetivo concreto, y este “atado” significa que indique qué porcentaje del objetivo se aporta con cada uno de los proyectos.

Con cualquiera de los dos casos, es muy poco probable que actividades ejecutadas para un proyecto que no tiene claro el entregable o el impacto en el negocio, vayan, como por arte de magia, a hacer que el objetivo se logre.

¿En qué nivel de madurez se encuentra su proceso de planeación estratégica de cualquier tipo (corporativo, mercadeo, financiero, tecnología informática)? ¿Los objetivos son claros y medibles? ¿Las estrategias (proyectos) están claramente definidos con herramientas apropiadas para ello? ¿La gestión de los proyectos se hace de tal manera que se garantice el logro del producto del proyecto dentro de los límites de tiempo, costo y calidad?

Si su nivel de madurez es muy bajo, revise bien sus procesos de planeación, antes de esperar que los resultados se produzcan “por arte de magia”.