Proyectos monolíticos de larga duración impiden la obtención de resultados parciales altamente importantes tanto para el proyecto como para la empresa.
La tecnología informática se ha convertido en requerimiento indispensable en casi todos los procesos de las compañías, y en algunas industrias, como las de servicios financieros, constituyen la «planta de producción» sin la cual ningún servicio se puede prestar.
La implementación de proyectos de tecnología informática exige tener en cuenta muchos factores técnicos, además de los muchos factores no técnicos como administración de recursos financieros y recursos humanos. Un proyecto ordinario para el montaje de un ERP no baja de US$500,000 y esto si se hace con escasos recursos de consultora. De la misma manera, un proyecto de CRM o de SCM que son los que están en boga ahora, pueden llegar a cifras de varios millones de dólares sin mucho esfuerzo.
Proyectos de esta envergadura son muy complejos de manejar, y se introduce lo que se conoce como grados de dificultad y de riesgo. Entre más componentes y más largo el tiempo de un proyecto, más alta la dificultad y mayor el riesgo de incumplir tanto en tiempo como en costo y alcance.
La teoría de manejo de proyectos indica la estipulación de hitos dentro del mismo que indiquen el avance en el cumplimiento del proyecto. Sin embargo, por lo general, los objetivos de un proyecto de tecnología informática solo se obtienen posterior a su correcta y completa implementación, razón por la cual se hace difícil dividir el proyecto en varias etapas que permitan medir su cumplimiento en plazos más cortos y todavía obtener objetivos estratégicos en corto plazo.
En la práctica, hemos visto que se pueden obtener tres beneficios básicos en proyectos de tecnología, en especial en los que implican grandes cambios en las empresas. El primer beneficio se obtiene con el reemplazo de la tecnología existente. El primer objetivo entonces sería reemplazar la funcionalidad que se tiene con el manejo de la tecnología actualmente en uso. Hay que tener mucho cuidado con los procesos que no alcanzan a ser reemplazados en forma automática, y estudiar la posibilidad de una solución temporal.
El segundo objetivo es empezar a obtener los beneficios de la integración de soluciones informáticas y de la sistematización de áreas que a la fecha no tenían ayuda automatizada. Se obtienen beneficios como mejoramiento de procesos, reducción de costos, oportunidad en entregas y demás beneficios que se buscan con el uso de información integrada.
Por último, están los objetivos del uso estratégico de la tecnología, beneficios como la implementación de planes de fidelidad con los clientes, o análisis estratégico de tendencias del mercado, o la incorporación de tecnología dentro de los productos de la empresa. Estos objetivos solo se pueden lograr con un sistema de información operativo e integrado, sistema que se obtiene con los dos primeros objetivos cumplidos.
Son tan altas las inversiones en tecnología informática, que solo se pueden justificar con el último objetivo y siendo éste el único que se tiene en cuenta dentro del proyecto, el resultado del proyecto está en constante evaluación y por lo general el dictamen no es favorable.
Entre más resultados parciales se obtengan, y si por consiguiente se amarra el pago del proyecto a los objetivos como los esbozamos aquí, es clara la obtención del beneficio en la medida que avanza el proyecto. Inclusive, se puede atrasar la implementación de las segunda y tercera etapas del proyecto por razones de cultura corporativa o presupuestales, sin detrimento de la confianza en el mismo.