Las tecnologías actuales permiten obtener datos sobre cualquier cosa, desde nuestra actividad comercial, la labor de ventas, hasta la rata de crecimiento del producto interno bruto del país más alejado. Sin embargo, he tenido cuidado al decir «datos» más no información, dado que buena parte de estos datos, en su forma puramente cruda, no asisten en la labor de toma de decisiones.
La información, como la concebíamos hace ya mas de 30 años cuando iniciamos el desarrollo de software, debe presentar varias características para poder ser considerada como tal. Estas características incluían la oportunidad y la economía en la obtención de la misma, pero por sobre todo, requería veracidad.
Las tecnologías hace 30 años eran completamente arcaicas a comparación con las que se tienen hoy en día, y lo mismo se puede decir de la velocidad con que se esperaba la información. En aquel entonces era posible esperar al final del día, la semana, o el mes, para recibir información, no tanto por no quererla más rápido o por no tener uso para ella, sino que el costo de tener procesamientos en línea y en tiempo real eran demasiado altos para el beneficio que representaba. Además, nuestros competidores también tenían las mismas dificultades para obtener la información, por lo que el campo estaba nivelado. Las decisiones no tenían que ser inmediatas, como lo exige el rápido mundo de los negocios de hoy.
Las decisiones de toda índole hoy exigen una velocidad abrumadora en el acceso a la información. La tecnología también ha evolucionado a tal nivel que se puede concebir un sistema interconectado de centenares de puntos de venta de una empresa emitiendo información instantánea de las ventas y afectando el inventario, o la producción distribuida de componentes, a través de varias escalas en una cadena de suministro de tal manera que se tenga el control oportuno y justo a tiempo de la llegada de materias primas a la fabrica. En el campo operativo, no tenemos problemas en la agilidad para obtener la información operativa, pero ésta se convierte en datos para la toma de decisiones gerenciales.
Para la toma de decisión gerencial se requiere poder «masajear» estos datos operativos y colocarlos en función del logro de objetivos estratégicos, o de la posibilidad de aprovechar una coyuntura económica a la luz de oportunidades que se presentan y que no dan espera.
Entre el sistema de información operativo, que presenta información significante a los supervisores de producción, y a los controladores de inventarios y compras, por ejemplo, y el sistema de información de la gerencia hay que efectuar un proceso de ajuste, combinación, consolidación, explosión y demás características aplicables a los datos para convertirlos en información significante para la gerencia. Por ejemplo, cuanto nos cuesta un cliente nuevo, o cual es nuestra velocidad de atención de un reclamo de un cliente y su impacto en compras futuras. Cuando los negocios son en volúmenes altos, es imperante poder tener esta información al instante.
Tradicionalmente no había enlaces entre el sistema de información gerencial y el sistema de información operativo. Dada la velocidad requerida para convertir en significante la información a ambos niveles, existen ya tecnologías que permiten saber, por ejemplo, el margen de utilidad que deja cada producto que se vende en un almacén, en cada uno de los almacenes, en todas las ciudades y en todos los países, y además compararlo en forma significativa con información histórica y presentar tendencias.
La obtención de información significante exige entonces integración no solo al nivel operativo mediante un ERP o sistema similar, sino entre el ERP y el sistema de información gerencial. La falta de esta integración dará al traste con cualquier solución que se implemente ya que impedirá la toma de decisiones con información oportuna, económica y veraz.