Priorizando Proyectos

Los proyectos existen desde siempre, pero recientemente se ha ido construyendo esquemas de trabajo que permiten que los proyectos sean efectivos y cumplan con su propósito.

Ya no es solo terminar el proyecto dentro del tiempo y costo asignado sino también producir el “entregable” con el cual quien lo recibe obtendrá los beneficios estipulados desde la justificación del mismo.

Se han generado dos metodologías claras, una avalada e impulsada por el PMI, quien produce el PMBok (cuerpo de conocimiento de proyectos) y otra, conocida como PRINCE2, generada por la Oficina de Comercio Gubernamental en el Reino Unido, inicialmente para proyectos de TIC y ahora para todo tipo de proyectos (hoy parte de una empresa privada). Está tan de “moda” las metodologías de proyectos que la ISO generó recientemente el estándar ISO21500 que reúne, segun ISO, las dos metodologías enunciadas arriba.

A pesar de todo este trabajo, no existe una propuesta concreta para priorizar proyectos. Existen todo tipo de recomendaciones sobre diferentes alcances para lograr esta priorización, pero se quedan cortos en cuanto a definir una serie de pasos para definir prioridades, no porque no se quiera, sino por lo difícil que es conjugar los diferentes requerimientos que tendría esta priorización.

Cuando se clasifica algo, lo que sea, por razones obvias quedaran unas en los primeros lugares y otras en los últimos lugares. Igual sucederá con cualquier método que se utilice para proirizar proyectos. Lo importante no termina siendo solo el orden, sino que todos los involucrados estén de acuerdo con el resultado obtenido, tanto los que defienden los proyectos en los primeros lugares, que de seguro se llevarán a cabo, y para quienes los proyectos tendrán que esperar otra ronda, por no haber clasificado lo suficientemente alto.

Para lograr esta aceptación, los criterios de clasificación deben ser acordados entre todos, y tener un claro reflejo en el beneficio para el conjunto, no en forma individual.

Un conjunto de criterios que ha tenido buen resultado en nuestra práctica incluye:

Impacto Estratégico: ¿Qué tanto impactará el proyecto al logro de los resultados estratégicos de la compañía Existen herramientas que permiten evaluar y medir el impacto estratégico de los procesos y la información, en forma numérica, asignando valor al impacto que se perciba sobre la necesidad o no de un proceso para la correcta ejecución de la estrategia.

Beneficio: ¿Cuál será el monto del beneficio a obtener al aplicar el producto del proyecto? Debe ser claro que el beneficio debe estar dado por el receptor del producto del proyecto, beneficio sobre el cual se hicieron las justificaciones para el proyecto. Es importante de todas maneras que el beneficio se logre, y esto solo se podrá determinar al finalizar el proyecto y aplicar el producto del mismo.

Esta es una de las variables sobre las cuales se puede hacer análisis de sensibilidad para tratar de “limpiar” cualquier sesgo que pueda tener la información inicial. A mayor beneficio, mayor calificación para el posicionamiento del proyecto. Se pueden estipular rangos de beneficio, que debe ser de cualquier manera traducido en beneficios económicos (a menos que sean proyectos que se deben emprender por requerimientos legales, los cuales tienen prioridad alta de todas maneras).

Factor de Éxito (que podría también ser una medida del riesgo): ¿Qué tan factible es tener éxito, no solo en la ejecución del proyecto sino en el logro de los beneficios? Por definición, el análisis de riesgo involucra análisis de probabilidades de que el riesgo suceda, y la capacidad para mitigarlo. A mayor riesgo, menor probabilidad de éxito, por lo tanto debería tener una calificación menor que un proyecto con menos riesgo.

De la calificación de cada uno de estos criterios, habrá posibilidades de darles pesos en varias alternativas, o de multiplicarlos entre sí para luego generar un gran total.

De cualquier manera, cada empresa requerirá estructurar su propio sistema de priorización de proyectos, y ojalá terminarlos antes de que los criterios de clasificación cambien su prioridad.