No permita que sus proyectos de tecnología informática terminen costando y durando mucho más de lo necesario. Relacionamos los factores que por lo general se omiten en la planeación y son críticos para el éxito de los proyectos.
Por lo general lo que se comenta (como me lo comentó un cliente una vez), los proyectos de tecnología informática siempre demoran y cuestan mucho más de lo que originalmente estaba presupuestado, y sin los resultados fijados desde el principio. El símil fue que así como uno solicita tres cotizaciones, en vez de seleccionar una en cuanto a tiempo y costo habría que sumarlas.
Los proyectos de tecnología informática tienen múltiples componentes o subproyectos que de no ser bien identificados, y sobre todo asignados a su responsable, hacen efectivamente que la duración y el costo del mismo sean mucho mayores al planteado, si es que se logran los objetivos de funcionalidad y servicio inicialmente estipulado.
Ahora se ha facilitado un poco más la ejecución de este tipo de proyectos dado que las casas de software (SAP, Oracle, Microsoft, Epicor, Infor, entre otras) han optado por ofrecer esquemas de implementación «aceleradas», es decir, en vez de tomarse los 18 a 24 meses que tomaba la implementación de una solución básica, han resuelto muchas de las variables en el proceso de implementación y han elaborado procesos de implementación de aproximadamente entre 4 y 6 meses. Sin embargo, hay que leer minuciosamente a qué se compromete el/los proveedores y a qué se compromete uno como cliente.
Por lo general, uno podría contratar los equipos, su instalación, la instalación del sistema operativo, el montaje de las aplicaciones, la capacitación al usuario final y a los funcionarios del área técnica en su operación y administración. Sin embargo hay responsabilidades exclusivas del cliente como son el rediseño de procesos, los procesos de migración, convivencia, limpieza de datos, definición y ejecución de perfiles de seguridad, definición de pruebas de aplicaciones, y muchos otros que de solo enumerarlos acabaríamos con el espacio.
Hay algunos puntos álgidos cuando se implementan los proyectos de tecnología, y normalmente tienen que ver con la disponibilidad de tiempo de los usuarios. El proveedor pretenderá que haya un grupo de personas asignados de tiempo completo al proyecto, más si se tiene afán, sin embargo, en esta época, la designación de personas especiales para dejar sus puestos y dedicárselos exclusivamente a un proyecto por cuatro o seis meses es casi un imposible.
Se debe entonces ser muy celoso en la elaboración de los cronogramas y en especial en la asignación del recurso humano del cliente. Por lo general el recurso humano del proveedor viene definido e incluido dentro de los cronogramas iniciales, pero casi siempre se omite hacer, por ejemplo, un balanceo de cargas para los recursos del cliente.
Otro aspecto crucial tiene que ver con la cantidad de modificaciones que se aceptará se hagan a las aplicaciones. En las implementaciones «aceleradas» éstas están prácticamente abolidas, ya que el proceso de definición del requerimiento, programación, prueba y aceptación es bastante largo y ocasionaría fuertes retrasos en la ejecución del proyecto. Hay que ser muy claros tanto con el proveedor como con los usuarios de hasta donde abarca el proyecto.
El factor más importante es tener en cuenta qué pierden los usuarios con la implementación del nuevo sistema (siempre sabemos lo que ganan, pero desconocemos lo que dejarán de tener) y a estas falencias habrá que buscarles una solución bien sea con el proveedor directamente, o con medidas alternas, pero siempre buscando satisfacer esa necesidad (mas no los caprichos) del usuario.
La definición clara de el alcance en materia de modificaciones es crucial tanto para el desarrollo del proyecto, como para la contratación posterior de mantenimiento sobre las aplicaciones (si se contratan externamente).
Cuando el desarrollo de aplicaciones es interno, es importante poder definir el proyecto en diferentes etapas marcadas por bloques de funcionalidad e ir terminando cada etapa por versiones de la aplicación, como si fuera una casa de software, pero esto es tema por completo de otro artículo.
Se pretende, con la implementación de un nuevo sistema, hacer las cosas más fáciles para la empresa y los usuarios. Sin embargo, si se omite una revisión a los procesos y procedimientos actuales, es factible que en el momento de poner en producción el sistema se tropiece con obstáculos operativos que habrá que resolver en la mitad del cambio, momento que no es propicio para hacerlo.
Dentro de las actividades del proyecto, a cargo del cliente, estará la evaluación de los procedimientos y procesos actuales a la luz del nuevo sistema, y el diseño y/o ajuste de los procesos actuales a la aplicación. La programación de estos ajustes debe ir de la mano con la programación de la implementación e idealmente, al tiempo con la capacitación en el uso de la aplicación al usuario final, se imparte la capacitación procedimental.
Por último, no descuide dos procesos que tienen que ver con la información actual: el de convivencia y el de migración. El primero es el que le permitirá tener dos sistemas (el viejo y e nuevo) operando en simultánea durante unos meses. Por ejemplo, es probable que esté facturando con el nuevo sistema, pero que la contabilidad esté todavía en el viejo, o que en el nuevo sistema tenga ya lista la contabilidad pero los auxiliares estén en el viejo. La decisión sobre la puesta en producción de las aplicaciones y su orden está estrechamente ligada a decisiones sobre conveniencias en esta etapa de convivencia.
La migración compete al traslado de la información corriente e histórica en los sistemas actuales al nuevo. Hay consideraciones de tipo tributaria, otra de tipo comercial y de producción. Si en el trasteo se pierde algo porque en el nuevo sistema no hay como manejar ese tipo de información, es imperante establecer un esquema de acceso a la información antigua. Como recomendación, limpie la información antes de migrarla, en especial en archivos como de clientes y de proveedores donde la información se incluye la primera vez que se tiene contacto con el cliente y/o proveedor pero no se vuelve a actualizar.
Los proyectos de tecnología informática no necesariamente tienen que durar o costar más de lo inicialmente pactado. Si el alcance descrito desde el inicio de la contratación es el que se ajusta a las necesidades del plan estratégico de la compañía y al plan estratégico de tecnología informática, si la contratación se hace acorde a las necesidades de éxito del proyecto y no de protección jurídica, y si la ejecución tiene en cuenta recomendaciones como las que brevemente referimos arriba, el éxito estará garantizado.
Es indispensable una adecuada planeación estratégica y táctica de tecnología informática para garantizar que los proyectos efectivamente se ejecuten com se requiere, y que además produzcan los reultados para el negocio.