Simplifique la Gestión de sus Proyectos

Estas metodologías estructuradas para la gestión de proyectos son bastante complejas, difíciles de utilizar, requieren un amplio entrenamiento y en términos generales son muy aburridoras, en especial cuando se aplican a proyectos que no requieren este nivel de complejidad.

Si hacemos un análisis de los tipos de proyectos que se encuentran en una empresa, cruzando el número de proyectos con el grado de complejidad del mismo, encontramos que en un lado tenemos un número pequeño de proyectos muy complejos, y en el otro extremo, un número pequeño de proyectos que tal vez ni siquiera debieran llamarse proyectos sino más bien una lista de actividades. Entre estos dos extremos tenemos un grupo de proyectos que pudiéramos llamar de baja y mediana complejidad, en igual número de proyectos.

Cuando se empieza a pensar en proyectos, normalmente se piensa en proyectos complejos, los que tienen un alto impacto en la organización. Es claro que para proyectos complejos, estas metodologías estructuradas, como PMBok, PRINCE2 e ISO21500 son las apropiadas para aplicar en ambientes complejos, y requieren gerentes de proyectos con un alto nivel de experiencia.

El problema surge cuando se trata de implementar estas metodologías complejas para proyectos simples, o se trata de ajustar estas metodologías a proyectos más simples, sin tener las habilidades para efectuar estos ajustes. Es más, las tres metodologías estructuradas que mencionamos arriba cuentan con capítulos que incitan a gestionar modificaciones de estas estructuras para ajustarlas a proyectos de menor complejidad. Se pudiera afirmar, abusando de Paretto, que el 80% de los proyectos tienen un nivel de complejidad menor al que seria apropiado para aplicar estas metodologías.

Esto nos permite generar dos tipos de conclusiones directamente relacionadas con la complejidad del proyecto. Para los proyectos complejos se requiere una alta coordinación, el esfuerzo de gestión del proyecto es una pequeña porción de todo el trabajo a ejecutar, y la preparación es también en menor proporción.

Para los proyectos de menor complejidad, se debe aplicar mayor esfuerzo para la personalización de los métodos, el esfuerzo de gestión de proyectos y de preparación se convierten entonces en una mayor proporción del total del trabajo a realizar, y por lo general los gerentes de proyecto para estas actividades tienen menor experiencia. Aquí es donde surgen realmente los problemas en la Gestión de proyectos.

Se requiere entonces simplificar la metodología de gestión de proyectos en tres etapas claramente identificadas:

1. Qué se requiere (que debe producir el proyecto)
2. Hacer lo que se que requiere (Entregar el producto)
3. Validar que se cumplió con el requisito.

Podríamos clasificar los proyectos “no complejos”, esos que conforman el 80% de los proyectos que emprendemos al interior de la empresa, en tres tipos, dependiendo del número de entregables del mismo.

Un proyecto de un solo entregable, que permite que se pueda manejar en tres pasos: Inicio, Entrega y Cierre. Es bastante sencillo de aplicar y requiere muy poca labor de dirección.

Hay proyectos un poco más complejos que tienen múltiples entregables, pero no tanto para requerir que se estructuren manejos de etapas o fases del proyecto. Se puede entonces aplicar una metodología con cuatro pasos, donde antes del cierre se incorpora un ciclo para la construcción y entrega de cada uno de los entregables, antes del cierre final del proyecto. No se requiere tampoco mucha dirección.

Por último, habrá proyectos un poco más complejos a los cuales se les puede agregar una o dos etapas para acomodar esta complejidad, y aparece un tema de dirección de proyectos para poder controlar las etapas. Estos son los que más se acercan a la aplicación completa de una metodología estructurada en su totalidad, pero todavía pueden trabajarse sin el rigor que estos marcos exigen.

No olvide, que hay un 20% de sus proyectos que requieren la aplicación de estas metodologías apropiadas para el nivel de complejidad del proyecto, metodologías sin las cuales el éxito del mismo se vería completamente comprometido, pero el otro 80% de los proyectos se puede beneficiar de metodologías simplificadas.

Si todavía está tirando balas de cañón para todos sus proyectos, es muy probable que se esté ahogando en un mar de requerimientos, documentos, controles y actividades de gestión que poco le aportan a los mismos, y que por el contrario podría estar entorpeciéndolo.