El oportuno análisis de los indicadores de gestión es lo que permite a la dirección de las compañías timonear hacia el logro de los objetivos.
Hace unos años, el diseño de los sistemas de información se concentraba en el proceso que requería ser automatizado por el usuario, y simplemente lo automatizaba. Las salidas del sistema lo constituían extensos reportes en papel ancho, muy difícil de utilizar, pero no había más.
Posteriormente aparecieron las pantallas y los PC, y con estos últimos la habilidad para que el usuario final pueda trabajar con la información y no a partir de la misma.
Anteriormente procesar un listado de 500 páginas para determinar cuales eran los clientes morosos era extremadamente complejo, y actualizarlo era peor. Hoy con herramientas de usuario final como las tablas dinámicas de Excel o PowerBI, y recuerdo Crystal Reports (tan bueno que lo adquirió SAP), el usuario puede realmente tomar decisiones haciendo análisis sobre los datos hasta saciar su necesidad de información.
Estas herramientas no se pueden utilizar si los sistemas no están diseñados para ello. Hoy se estila el diseño en tres capas, y en cada una se requieren algunas consideraciones. Al nivel de la base de datos se debe incorporar todos los elementos posibles que garanticen al usuario confiabilidad en la información, entre los que se encuentren una exigencia de integridad referencial que permitan la trazabilidad de cada valor en las diferentes tablas. Es decir, toda modificación en un campo está gestada por una transacción.
Las aplicaciones, en la segunda capa, deben permitir un alto nivel de parametrización. Esto implica que con los cambios en las reglas del negocio también se puedan efectuar cambios con la misma velocidad en el sistema de información. La clasificación de los productos que se venden en diferentes líneas de negocios, la asignación de clientes a diferentes canales de venta, entre otros, son cambios que se deben poder hacer con agilidad que permita el análisis de la información transaccional cuando se requiera para la toma de decisiones.
Por último, en la capa de presentación se debe permitir que el usuario acceda a información en tablas básicas que pueda luego utilizar en herramientas como las mencionadas arriba, para analizar los datos y obtener la información que requiere. La época del diseño de los reportes tiende a desaparecer, por lo menos en el departamento de sistemas, y cada vez mas los usuarios piden esta autonomía.
La extracción de esta información por lo general apuntará a la conformación de unos indicadores de gestión. Estos indicadores están conformados por tres tipos de información:
- Información transaccional que se obtiene de sistemas integrados como los ERP, POS, EAI entre otros;
- la información no transaccional que se obtiene por lo general en sistemas de control de procesos y exige el diseño de mecanismos que permitan su obtención durante el desarrollo del proceso mismo, como en sistemas de WorkFlow, y
- Información del entorno, como indicadores económicos, y tasas de cambio entre otros, las cuales algunas ya están disponibles como web services, y otras estarán disponibles prontamente.
Estos indicadores, que deben ser controlados directamente por el usuario, deben ser de fácil obtención. El oportuno análisis de los mismos es lo que permite a la dirección de las compañías timonear hacia el logro de los objetivos. A medida que avance la empresa en el diseño de aplicaciones tendientes a proveer estos indicadores, se pueden tomar mejores decisiones a la hora de virar el timón.